Por qué hacer una auditoría de ventas dará un impulso a nuestro negocio

La gestión del día a día en una empresa, con independencia de su tamaño, abarca a menudo tanto tiempo que termina por resultarle muy difícil a los directivos (no digamos ya si se trata de una pyme) plantear estrategias nuevas o redefinir las líneas clave de la ya existente. Sin embargo, una alternativa posible que puede conllevar menos recursos y, quizá, ayudar a tomar decisiones más rápidamente es la de realizar una auditoría de ventas.

Este proceso consiste en el análisis de todo lo que conlleva el proceso de ventas, incluyendo tanto a las personas que están involucradas en él como todos los sistemas y departamentos dentro de la compañía que forman parte. Si se realiza correctamente permitirá dar respuestas realistas y objetivas a las preguntas que el equipo gestor de la entidad se puede estar realizando, como el modo en que se puede ser más eficientes, si es posible abaratar tiempos y costes, y de qué manera se pueden conjugar mejor las necesidades de los clientes con la oferta de productos y servicios, si es posible creando una ventaja competitiva en el mercado.

Una auditoría de ventas debe ser:

• Integral y precisa, de modo que cubra todo aquello dentro de la empresa que directa o indirectamente esté implicado en el éxito del proceso de ventas. Cuantos más ámbitos de la organización abarque se lograrán identificar con mayor detalle aquellos puntos donde se están produciendo problemas y cómo mejorar los procesos de integración entre equipos.
• Independiente, que no significa que siempre haya que encargarla a un tercero externo, sino que las conclusiones que se obtengan deberán ser analizadas por alguien que no pertenezca a la compañía para obtener unas conclusiones más objetivas e independientes.
• Sistemática, es decir, desarrollando una secuencia determinada de etapas de diagnóstico que sirva para identificar las mejoras que son necesarias y dé lugar todo ello a la posterior elaboración de un plan de acción.

Cómo llevarla a cabo

1. El primer paso es acordar entre los socios los objetivos y el formato para llevar a cabo la auditoría, junto con los recursos que se destinarán a la misma y el tiempo esperado para completarla.
2. Preparar un plan de trabajo sobre el terreno, que incluya como parte fundamental entrevistas con todos los stakeholders relevantes en los procesos de ventas, incluyendo, además de todo el personal involucrado a aquellos sujetos externos a los que les afecta, como los clientes, proveedores o intermediarios. En este punto cobran especial interés técnicas como el mistery shopping, que pueden aportar a los directivos bastante información sobre la imagen real que se tiene de la empresa de puertas para afuera.
3. Recopilar de manera cuantitativa todos los datos que aporten los gerentes de ventas, como tiempos de espera, ratios de éxito, recursos utilizados por unidad de venta, pérdidas y deterioros, etc. El objetivo en este punto es obtener una visión global de cómo está funcionando el departamento comercial, por lo que cualquier información relativa a previsiones de venta, listados de ventas por cliente, estructura y organigrama comercial o descripción de los puestos de los empleados será muy relevante.
4. Realizar un análisis del mercado en el que opera la compañía teniendo en cuenta, por un lado, el peso de los competidores y las tendencias que se están llevando a cabo y, por el otro, la posición competitiva real de nuestra entidad, poniendo especial énfasis en la percepción que tienen los clientes sobre nosotros.
5. A partir de toda la información de los pasos anteriores, es momento de analizarla con frialdad y rigurosidad, de tal manera que se puedan presentar hallazgos y recomendaciones de mejora relevantes.
6. Estos hitos serán evaluados por un grupo de especialistas, tanto de la entidad como externos, si es posible, a través de una ?tormenta de ideas? en donde se concretarán los nuevos elementos a implementar en el proceso de venta.
7. Estas conclusiones se compartirán con los responsables adecuados, a los que se les pedirá que midan periódicamente sus propios resultados para comprobar si, en efecto, se ha logrado un efecto positivo para la compañía.

Beneficios de una auditoría de ventas

• Se identifican todos aquellos procesos que son susceptibles de mejora, gracias al filtro que los stakeholders externos y otros especialistas ajenos a la empresa pueden aportar a través de sus comentarios.
• Sirve para averiguar en qué ámbitos nuestros vendedores y, en general, las personas que trabajan de cara al cliente final, necesitan pulir sus habilidades o adquirir conocimientos nuevos. Para lograr que no vean esto como una amenaza a su puesto de trabajo, es imprescindible que observen el proceso como una posibilidad de hacer crecer sus perfiles profesionales.
• Conseguir que la dirección de la empresa conozca cómo mejorar los procesos de venta de la compañía, incrementando sus canales de comunicación con el equipo comercial.
• Ofrecer a los clientes un servicio postventa de mayor calidad y, en general, de un alto valor añadido, recopilando e implementando las mejores ideas que se hayan obtenido de analizar el proceso.
• Mejorar los ratios de eficiencia operativa en cualquier punto de un procedimiento de venta que se realiza en la entidad, obteniendo con ello una ventaja competitiva dentro del mercado.
• Posicionar a la empresa en condiciones idóneas para intentar llegar a nuevas audiencias y público-objetivo, aprovechando las sinergias derivadas de ?escuchar? a todos nuestros stakeholders, que pueden terminar por convertirse en nuestros mayores prescriptores.

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