Cómo mejorar la eficiencia en la gestión de gastos profesionales de una empresa

A pesar de que, para muchos, no suponga una partida importante en el balance, la gestión ineficiente en los gastos profesionales dentro de una compañía puede implicar, a lo largo del tiempo, una pérdida de dinero muy relevante. Por ejemplo, la falta de una política estructurada sobre los gastos es probable que conlleve la no recuperación, por ejemplo, del coste del IVA de las pequeñas facturas, algo que, durante un periodo prolongado, significa para cualquier entidad renunciar a un colchón económico que puede suponer una importante ayuda en forma de liquidez para momentos más complicados del ciclo.

De hecho, es probable que los empleados ni siquiera conozcan los protocolos de una compañía en relación a los gastos profesionales, y, si saben sobre ellos, que sea de un modo superficial y poco transparente. Por ello, en su desempeño profesional, es frecuente que, sin ninguna maldad y por propia ignorancia, no cumplan con estos requisitos corporativos formales en actos como comidas de empresa (con un coste desproporcionado), llevar cabo un uso exagerado en el teléfono móvil aportado por la empresa (mezclando llamadas personales con las propias derivadas de su trabajo), falta de justificantes en algunos de los gastos que presentan al final del mes (por ejemplo, los desplazamientos en taxi a reuniones), el uso de gasolina para fines que nada tienen que ver con el ámbito laboral, o, simplemente, excediendo el límite económico previsto por la entidad para los gastos profesionales del trabajador.

Recursos versus resultados

Es factible, incluso, que una firma sepa que no se está llevando a cabo una gestión eficiente de los gastos profesionales pero que prefiera mantener esta situación, debido a que movilizar recursos para su desarrollo y su gestión periódica supondría un coste todavía mayor. Y es que, además de dinero, requiere una elevada inversión de tiempo tanto por parte de los empleados como por los departamentos responsables (principalmente, recursos humanos y financiero) tener un control estricto sobre ellos, por no decir la necesidad de adquirir una licencia para su control informático contable.

Sin embargo, el equipo directivo de estas empresas debe tener presente que ya no se trata simplemente de un análisis coste versus beneficio para analizar si se debe atender o no una renovación en la planificación del control de los gastos profesionales, es que, incluso, no llevar a cabo una adecuada gestión de los mismos, en especial en lo referente al IVA que se soporta, puede conllevar que el supervisor tributario, en este caso, Hacienda, decida investigar el por qué se pueden estar produciendo habitualmente desfases contables en estas partidas. Analizado desde esta óptica, plantear, al menos, adquirir un software para que cada empleado compute de forma autónoma sus propios gastos, quizá no sea tan mala idea.

Consejos para una gestión eficaz

Muchos emprendedores y directivos buscan el modo de poder gestionar los gastos profesionales de un modo eficiente, que no les suponga un desembolso económico elevado y que, en definitiva, no les provoque un dolor de cabeza más de los que ya soportan en otros ámbitos durante el día a día de una compañía.

Para lograrlo, existen algunas pautas que se pueden implementar con bastante rapidez, como, por ejemplo:

• Establecer un límite definido para cada gasto, como comidas, desplazamientos o alojamientos. Una vez concretado tras un análisis pormenorizado y realista de las necesidades medias de cada empleado, hay que comunicárselo de modo claro y sin ambages, quizá por medio de un correo electrónico a todo el equipo humano, y que surja por parte de la dirección.

• Prever los costes durante el ejercicio. Aunque parezca una obviedad, no todas las empresas llevan a cabo esta evaluación contable que anticipe los gastos profesionales que serán necesarios para acometer las distintas actividades que realizarán los empleados en un año. Quizá analizar los ejercicios anteriores o solicitar la ayuda profesional de un experto puede contribuir a concretar una cifra objetiva y realista.

• Definir una política de gastos, que delimite con claridad cuáles son reembolsables y cuáles no. Para cada uno de ellos se fijará un límite económico y un plazo de reembolso, así como los pasos a seguir para su presentación dentro de la empresa.

• Destinar tiempo y recursos para la formación de los empleados acerca de la política de gastos, resolviendo sus dudas, escuchándoles e implementando los cambios que sean precisos para que se desarrollen los mecanismos internos más ágiles para su cómputo y su gestión.

• Auditar regularmente los gastos y elaborar un breve informe que sea compartido con los empleados, incluyendo aspectos de mejora y recomendaciones. Una vez se automatice este estudio, los trabajadores agradecerán tener pautas que serán, con el paso del tiempo, más prácticas y precisas para el desempeño de esta tarea.