Consejos para celebrar una reunión eficaz

El especialista en estrategias de productividad Aritz Urresti, ha elaborado un listado de recomendaciones para que una reunión de trabajo no sea larga y tediosa y se reconozca como un punto de cohesión entre miembros de un mismo equipo.

  Bien en una gran empresa, bien en una PYME o en un proyecto de emprendimiento, uno de los puntos álgidos para la cohesión de un equipo de trabajo está en las reuniones periódicas. Sin embargo, no siempre son tan útiles como debieran. Según Aritz Urresti, CEO de goalboxes y especialista en estrategias de productividad, los principales fallos que se cometen en este ámbito radican en su duración excesiva y en la falta de concreción en los temas a tratar, convirtiéndolas en una pérdida de tiempo. Para evitar estos errores y conseguir que las reuniones de trabajo sean más eficaces y productivas, Urresti propone una planificación basada en el siguiente conjunto de ejercicios:

¿QUÉ QUEREMOS CONSEGUIR CON ESTA REUNIÓN?

Los responsables del equipo han de saber para qué se convoca la reunión exactamente y transmitírselo al resto de forma clara y concisa, aclarando los puntos más importantes. Hay que ser consciente de que la reunión es un medio para lograr algunos (y no todos) de los objetivos determinantes para sacar adelante el proyecto.

¿CÓMO Y DÓNDE TENDRÁ LUGAR?

Una vez se hayan identificado esos puntos clave, hay que concretar cómo se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las partes para que se cumpla en tiempo y forma. Puede darse de forma presencial, telefónica o por videoconferencia y antes de su inicio los puntos a tratar deben haberse estructurado y estar en manos de todos los asistentes.

ESTABLECER Y CUMPLIR TIEMPOS

Es crucial fijar unos puntos a tratar y dedicarles un tiempo concreto a cada uno de ellos. Las reuniones deben empezar y terminar a las horas acordadas. Para ello, lo mejor es repartir las intervenciones y respetar los tiempos, de acuerdo con el orden del día establecido. La puntualidad es clave para conseguir la eficacia en una reunión, sobre todo porque se evita el divagar y que se alarguen las horas, minando la atención de los asistentes.

DEFINIR UN OBJETIVO TANGIBLE

Es la mejor forma de ir al grano y de que la reunión no se disperse. Y hay que relacionarlo siempre con la situación en la que se encuentra la empresa, incluyendo tanto las posibilidades como las barreras que genere.

ESTABLECER METAS PREVIAS

Es decir, qué tiene que llevar el equipo de trabajo a la reunión, qué gestiones deben haber realizado previamente. La idea es que de la reunión se salga con nuevas tareas asignadas que sirvan para avanzar, y evitar las repeticiones de encuentros previos que provocan estancamientos o, incluso, que se den pasos hacia atrás.

REPARTO DE TRABAJO PREVIO

Si es posible, viene bien llevar de antemano un listado con las personas que han de encargarse de cada tarea a realizar para conseguir metas y objetivos, repartiendo ese trabajo de una forma más ágil. Y todavía lo será más si, como añadido, se les marca el tiempo que han de destinar a cada una de esas tareas.

SEGUIMIENTO

A veces las personas salen de una misma reunión con interpretaciones completamente diferentes, o con un concepto diferente al que se ha querido transmitir. Para ello, los responsables del equipo pueden, por ejemplo, enviar una nota resumen a los asistentes, destacando las decisiones acordadas. O ir consultando periódicamente a los interesados sobre la marcha de sus tareas. En definitiva, según Urresti, hay que trabajar en una planificación previa para conseguir que las reuniones de empresa no se perciban como largas, tediosas e improductivas, sino ágiles y útiles. Hay que tener en cuenta que son muy necesarias para el correcto funcionamiento de un negocio, y ayudan a conocer mejor a cada uno de los trabajadores: sus puntos fuertes, sus flaquezas, etc.