El método Scrum o cómo terminar con las reuniones interminables

La gestión que se realiza en buena parte de las empresas españolas serviría para ilustrar el típico manual de lo que no se debe hacer si lo que se persigue es la productividad. Y es que al hecho inútil de calentar la silla, se unen costumbres lamentables que jamás deberían retrasar el día a día de una compañía, nos referimos a las interminables comidas y a las inaguantables reuniones. No se sabe muy bien el motivo pero parece que para algunos empresarios y emprendedores solo tras una reunión de horas y horas de duración en la que normalmente no se llega a ninguna conclusión se puede arrancar un proyecto. Lejos de lo que pueda pensar alguien este tipo de reuniones no sirven para nada. Bueno, sí que son útiles para impedir que las personas concilien, lo que al final irá en perjuicio de la salud laboral de la propia firma, lo que constituye un claro factor de riesgo. Para evitar que eso ocurra es interesante importar un modelo de reunión que es bastante utilizado en EEUU y que cada vez se empieza a ver más en otros países. Especialmente en sectores tecnológicos, aunque eso no quiere decir que no se pueda implantar en el resto de negocios. Nos referimos al método o reuniones conocidas como Scrum que se basa en revisar los proyectos mediante encuentros sprint en los que solo se define la siguiente meta a lograr.  

Origen del método Scrum

Aunque lo parezca este sistema no es nuevo. Muy al contrario, nació en la década de los 80 en Japón. En concreto en la multinacionales tecnológicas como Fuji y Canon, que fueron las primeras en utilizar las reuniones Scrum para agilizar los procesos. Con los años, este sistema ha cambiado y ha pasado de valer solo para acelerar proyectos concretos a ser interesante en todos los procesos de gestión de una empresa, independientemente del entorno o actividad económica en la que opere. El objetivo de las juntas Scrum es el mismo que el de cualquier otra reunión de organización de una empresa: coordinar a los distintos departamentos para que colaboren con el objetivo de mejorar los resultados. Con esta idea, la clave para que todo funcione gira en torno a estos puntos que, a continuación, se detallan. Las tres preguntas básicas En un encuentro en el que prima la rapidez, es necesario tener las ideas claras. De ahí que la primera premisa que se sigue con el sistema Scrum versa en dar respuesta a estas tres cuestiones: ¿qué se hizo ayer?, ¿qué se hará hoy? ¿qué problemas surgirán durante la semana en curso? El motivo para ceñir las reuniones a solo esos puntos es que ayuda a la consecución de los objetivos más inmediatos al tiempo que permite conocer lo que está haciendo cada miembro de la plantilla para poder así facilitar las sinergias entre los distintos departamentos de una compañía. Con ello, todos se consideran parte de un todo, lo que, de paso, viene bien para evitar celos en el ámbito profesional. Aunque lo más importante es que la concentración en temas concretos impide la dispersión en asuntos ajenos al objetivo, lo que es muy habitual en las reuniones de las empresas en España.  

Duración fijada

Aunque no existe un límite definido, las reuniones Scrum no sobrepasan los 15 minutos de duración. Lejos de impedir la resolución de los inconvenientes, la premura es positiva ya que eleva la presión de los asistentes y acelera la toma de decisiones. No obstante, este sistema incluye la opción de celebrar encuentros posteriores dentro de un mismo departamento para pulir algún detalle que no haya quedado claramente definido en el primero.  

Puntualidad

Las reuniones Scrum no permiten que no se respete el horario de comienzo. Eso de empezar a las 17,30 un encuentro que debería comenzar a las 17:00 porque alguien se retrasa está prohibido. Además, el horario no cambia nunca. Si cada día toca reunión a las 09:00 siempre será a la misma hora en las semanas y meses posteriores.  

Aprovechar las nuevas tecnologías

En la actualidad no es necesario que todos los miembros del equipo estén presentes en una sala. Existen multitud de opciones (videoconferencia, llamada de teléfono...) para que los que trabajan de forma remota participen en la reunión.  

Se acabaron las sillas

En aras de lograr el cumplimiento de los 15 minutos estipulados, en este tipo de reuniones está prohibido sentarse. Siempre se ha de permanecer de pie para evitar que nadie se ponga cómodo. Es posible que muchos consideren que este tipo de limitaciones no ayudan. Pero la realidad es que el método Scrum cada vez tiene más seguidores. De ahí que se antoje como una buena opción para elevar la productividad de la empresa.   Si quieres seguir leyendo noticias relacionadas, haz clic aquí.