28 jul 2021

¿Es conveniente invertir en soluciones digitales para la contabilidad de mi pyme?

Aunque pueda parecer algo prescindible para las empresas más pequeñas, la virtualización de la contabilidad ofrece múltiples ventajas, como un máximo control, el ahorro de costes, el incremento de la seguridad o una mejor relación con los stakeholders más relevantes para una entidad, como los proveedores o los clientes.

Una de las consecuencias de la pandemia desde el punto de vista de las empresas ha sido la de la aceleración en el proceso de transformación digital. Bajo un prisma permanente de la estrategia del customer centric (el cliente siempre en el centro), las compañías han entendido, con independencia de su tamaño, que es necesario optimizar todos los procesos, tanto externos como internos. Eso quiere decir que es importante cuidar las vías de comunicación con los proveedores que mejoren los mecanismos de relación entre los departamentos y trabajadores de la entidad. Y, dentro de todo ese proceso de renovación, una de las áreas en las que se está incrementando la penetración de la automatización de actividades es la de la contabilidad.

Digitalizar la contabilidad de una pyme va mucho más allá de utilizar un software informático para evitar el uso del papel y de otros soportes físicos. Apostar por una virtualización total de estas tareas implica una mayor seguridad en los procesos, de manera que se reduce considerable la probabilidad de fallo humano, como ocurría en el pasado. De hecho, ya hay aplicaciones que evitan, incluso, que haya que teclear cifras o letras, debido a que leen directamente la imagen que se haga con el Smartphone, organizando y jerarquizando la información correspondiente en la carpeta que, con carácter previo, se le haya asignado.

Desde la óptica documental, la automatización en la gestión de la contabilidad posibilita que se pueda encontrar y acceder con una mayor agilidad a cualquier dato histórico correspondiente a ejercicios pasados, lo que es vital para solucionar una posible incidencia que pueda surgir. Es más, se puede implicar a los propios afectados por dicha incidencia a colaborar y participar en su resolución, ya que existen programas en la nube que dan la opción al gestor de otorgar permisos de administración y de edición a los stakeholders que él escoja, favoreciendo una interlocución en tiempo real y pudiendo conocer quién modifica qué en cualquier momento.

Ese control total sobre la información contable es crítica para cualquier responsable financiero, ya que le permite saber al detalle y con exactitud, en el instante que precise, la situación real de la tesorería de la entidad. Esto es sumamente importante, por ejemplo, si la organización está corta de liquidez y debe afrontar una serie de pagos en poco tiempo. Gracias a la virtualización, dispondrá de un mayor margen de tiempo para encontrar el capital circulante necesario para no comprometer las cuentas de la firma que, en el peor de los casos, puede llegar a poner en riesgo la viabilidad del negocio.

La nueva tecnología contable

Es tal la revolución que se está viviendo en la automatización de la contabilidad que, en realidad, no se puede hablar de una única tecnología que esté influyendo sobre el resto en esta transformación. Desde luego que el Big Data está siendo muy relevante para incrementar la calidad de la información contable y extraer un valor real de los datos que se manejan. Pero es igualmente decisivo el rol del machine learning para aprender de la información que se gestiona y poder, con ello, definir escenarios potenciales para la compañía y poder estar preparados ante cualquiera de ellos.

Bajo el paraguas de la seguridad y del control en la administración de los datos, otra tecnología que está impactando mucho es el blockchain que, por ejemplo, está permitiendo proteger la información contable más sensible, impidiendo que sea alterada. También se está utilizando para que los stakeholders que mayor importancia tienen para la contabilidad de una organización, como sus proveedores, puedan acceder a cierta información pero solo si cumplen con una serie de tareas y requisitos previos.

Soluciones digitales para la gestión de los gastos

La rentabilidad real de una empresa viene marcada por la diferencia entre sus ingresos y sus gastos. De este modo, es tan importante conseguir una elevada cartera de clientes para incrementar la facturación como llevar a cabo un exhaustivo control de los gastos. Las soluciones digitales de contabilidad favorecen un mejor seguimiento financiero interno que sirve, por ejemplo, para automatizar un procedimiento que es obligatorio en España: almacenar hasta 5 años los tickets y las facturas de gastos en el caso de que los reclame la Agencia Tributaria.

Para cualquier pyme, resulta de vital importancia contar con una herramienta tecnológica que le dé la posibilidad de automatizar su realidad contable en tiempo real y con una pequeña inversión de tiempo y de recursos económicos. De este modo, podrá, entre otras utilidades, gestionar y controlar todos sus ingresos y gastos, permitiéndole, además, poder extraer información útil que le sirva para realizar estimaciones a futuro o analizar la evolución en la rentabilidad de la compañía.

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