Cómo mejorar la gestión de documentos en mi empresa para ser más eficientes

Aunque cada vez es más común almacenar la documentación de una pyme digitalmente, muchas todavía llevan a cabo un gran volumen de operaciones en papel, lo que termina por generar un problema de espacio si no se actúa con la previsión suficiente. Para evitarlo, lo más adecuado es desarrollar una estrategia de migración completa hacia el almacenamiento en la Nube, o, lo que es lo mismo, planificar cómo cada una de las actividades que se llevan a cabo en la entidad va a poder utilizar alguna herramienta informática tanto para su operatividad diaria como para las tareas de supervisión y control. Sin embargo, es frecuente, sobre todo entre los empleados más veteranos, que exista resistencia al cambio, dada la desconfianza que genera almacenar información muy sensible en Internet. Por ello, resulta fundamental llevar a cabo de manera interna una labor formativa en relación a las virtudes de apostar por la digitalización. A pesar de todo, el simple ahorro de tiempo, espacio y dinero no es la única razón por la que una empresa termina apostando por el uso de la informática para su gestión documental, sino que, a veces, se ve forzada a ello por distintos motivos, como:

• Un cambio legal, que obliga a las entidades, por ejemplo, a relacionarse con la Administración a través de comunicaciones por Internet, lo que empuja a las compañías a acelerar su cambio tecnológico.
• Incrementar la productividad. La mejora de los procedimientos internos puede suponer un abaratamiento significativo en los costes de producción, lo que, unido a la mayor eficiencia por parte de los trabajadores, puede incluso suponer una ventaja competitiva frente a los competidores en sectores donde la tecnología todavía no ha permeabilizado todas las capas de la cadena productiva.
• Concienciación social. Los propios trabajadores pueden ser los primeros en forzar a la entidad a abandonar el papel. Los conceptos de responsabilidad social y sostenibilidad son partes consustanciales a muchas empresas y la tendencia parece indicar que es algo que irá a más en los próximos años.

Por qué digitalizarse

Para lograr cumplir con éxito con este objetivo, desde la dirección de la compañía se debe:

• Entender todos los procesos (internos y productivos) para analizar cuáles y en qué tiempos son susceptibles de informatizarse.
• Concretar el coste económico directo de modificar estos procesos y el ahorro a medio y largo plazo que se conseguirá por hacerlo.
• Desarrollar con cada departamento una estrategia individualizada de transición hacia la digitalización total.
• Formar a los trabajadores en todas las disciplinas técnicas necesarias para su manejo. En este sentido, optar por programas que resulten sencillos e intuitivos en su uso favorecerá una más rápida aceptación por parte de los empleados.
• Implementar una política de recursos humanos que explique a los equipos las bonanzas de estos cambios y evite cualquier tipo de suspicacias.

Aunque es ambicioso explicar en detalle las ventajas de optar por una digitalización de los procesos de documentación en una empresa, cabe destacar algunas, como:

• Se reduce a la mínima expresión las posibilidades de perder cualquier archivo.
• Ahorro inmediato de espacio físico y, en consecuencia, menor coste económico de almacenamiento.
• Los documentos antiguos pueden localizarse con mayor facilidad.
• Permite crear compartimentos estancos con la información más relevante para la entidad por áreas de actividad, por años, por ámbitos geográficos o por las personas involucradas.
• Facilita el control y acceso a documentación sensible, creando distintos niveles de seguridad.
• Favorece una relación más fluida y directa con la Administración a la hora de llevar a cabo ciertos trámites, como pagos a la Seguridad Social o impuestos.
• Mejora la relación con clientes y proveedores, permitiendo en apenas unos segundos, por ejemplo, conocer el historial de pagos de un usuario, revisar las incidencias en un determinado periodo o conocer las relaciones comerciales que hemos tenido con una entidad a lo largo del último ejercicio.
• Agiliza las relaciones entre departamentos de la propia empresa, y, a la larga, promueve una mejor comunicación entre ellos al reducirse a la mínima expresión cualquier potencial posibilidad de conflicto.

Seguridad y firma digital

A medida que una compañía crece, aumenta la necesidad de crear y compartir documentos y, con ellos, llevar a cabo la firma de los mismos por parte del directivo correspondiente. Este tipo de procesos normalmente requieren mucho tiempo, ya que no suele ser la misma persona la que redacta el documento, lo rubrica y, posteriormente, lo revisa para remitirlo a un tercero. En este sentido, existen desde hace algún tiempo plataformas en la Red que permiten intercambiar documentos de manera segura, a través de la firma digital, llevando un histórico de todos los hitos y cambios que se realizan. Con una simple búsqueda es posible dar con varios que, por supuesto, proporcionan el máximo rigor posible en temas de ciberseguridad, aunque antes de contratar a ninguna lo más conveniente es informarse y, si es necesario, requerir al consejo de un profesional.   Si quieres seguir leyendo noticias relacionadas, haz clic aquí.