19 may 2020
El burofax electrónico
El futuro de las empresas está en la digitalización. No importa el tipo de negocio, qué vendas o produzcas, o el tamaño (de grandes multinacionales a pymes y trabajadores autónomos), siempre hay un número de tareas, más o menos voluminoso, que es factible realizar electrónicamente.
Todos los negocios tienen papeleo administrativo, por lo que poder realizar sus notificaciones legales a través del correo desde un PC mediante un burofax electrónico les facilitará enormemente su día a día. Conseguimos inmediatez online. Emplear las nuevas tecnologías para eliminar en la medida de lo posible el papel de nuestra actividad diaria no solo nos ahorra tiempo y espacio de almacenamiento.
También aporta seguridad en la conservación de los documentos si la digitalización está correctamente implementada. Y, por supuesto, somos más sostenibles y recortamos el uso innecesario de recursos.
Las ventajas del Burofax electrónico
La seguridad que ofrecen las empresas especializadas en certificar y custodiar las notificaciones legales que podamos tramitar a través de un burofax electrónico, son la base para que todo el sistema funcione con la máxima eficacia. Pero ¿cuáles son sus principales ventajas que nos ofrece?:
- Se trata de un servicio comparativamente más barato que el tradicional.
- Todos los procesos se realizan de forma electrónica, eliminando el uso del papel, lo que redunda en un ahorro de costes y también en ser más responsables medioambientalmente.
- Mayor agilidad en la gestión y recortar el tiempo de los trámites, eliminando intermediarios y sin necesidad de tener que desplazarse físicamente.
- Posibilidad de controlar los envíos y el reporting de cada uno de manera sencilla y automática, en tiempo real.
- Fomentar la digitalización en la empresa, potenciando la innovación de nuestros clientes en la obtención de mayores ventajas competitivas, tanto en su orientación al mercado como en los procesos y en la operativa del negocio electrónico.
- Sencillez en su empleo, ya que permite el envío de notificaciones mediante sistemas informáticos de fácil manejo y la recogida de las notificaciones sin necesidad de tener un certificado digital, pero contando con plena validez jurídica.
- Se facilitan los medios para iniciar el proceso de transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios telemáticos, más seguros para garantizar su permanencia en el tiempo y que no requieren un espacio físico de almacenaje.
Podemos utilizar los envíos de burofax electrónicos para enviar documentos relevantes que requieran una prueba frente a terceros, enviar notificaciones certificadas y llevar además un completo seguimiento de los envíos certificados realizados (acuse de recibo, hora y fecha de apertura, número de intentos de entregar, certificación del contenido, etc.).
¿Cómo funciona el burofax electrónico?
Una vez que un negocio se decide a utilizar este sistema, la operativa es muy sencilla. Si lo contratamos a través de Logalty, por ejemplo, los pasos para realizarlo serían los siguientes:
- Remitir la notificación que se quiere legalizar a través de los sistemas facilitados por la empresa certificadora.
- Esta empresa, envía a su vez al receptor un email con un enlace a la notificación que le queremos hacer llegar.
- El receptor tan solo tiene que hacer clic en el enlace e introducir su DNI, para recibir de forma instantánea un SMS con el PIN de acceso que debe utilizar para poder visualizarla.
- El receptor debe introducir el PIN recibido por SMS para acceder al contenido de la notificación.
Abrazar la digitalización siempre es más sencillo y menos arriesgado, sobre todo para pymes y autónomos, si se hace de la mano de compañías de referencia, con una contrastada experiencia. La competitividad de nuestro negocio se verá reforzada. Como decía Steve Jacobs, cofundador de Apple ?la innovación distingue a los líderes de los seguidores?.
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