Oficinas calientes: una oportunidad para pymes y autónomos

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Al menos parcialmente. Según los datos del reciente estudio ‘Un lugar de trabajo sostenible: hacia un modelo remoto y presencial’, publicado por IESE, la mayoría de empleados españoles quiere seguir manteniendo varias jornadas laborales desde casa, pero también quiere desarrollar parte de su trabajo en la oficina. La fórmula favorita, según esta encuesta, es la de teletrabajar entre dos y tres días, y otros dos o tres días pasarlos en la oficina.

Dicho de otro modo, la mayoría de trabajadores apuesta por un modelo de trabajo híbrido, que conjugue las ventajas de trabajar desde casa y desde la oficina. Una modalidad que tiene una consecuencia visible: menos personas en la oficina. Muchas empresas, especialmente las de mayor plantilla y sedes de mayor tamaño, están inmersas actualmente en un proceso de reflexión sobre la evolución de sus espacios laborales.

Y una de las soluciones más rentables económicamente, es la de redimensionar sus sedes (reducir el espacio dedicado al trabajo de sus propias plantillas) y subarrendar parte de sus instalaciones a terceros. Surge así una nueva oportunidad para freelances, emprendedores, microempresas y pymes: los espacios de hot-desking u oficinas ‘calientes’. Un modelo de oficina de transición en el que los tradicionales escritorios fijos para los empleados dan lugar a lugares de trabajo rotatorios, tanto entre los empleados de la empresa como entre otros profesionales que requieran de un espacio equipado y en un entorno empresarial.

Un ejemplo es la farmacéutica Bayer, cuya mayor parte de la plantilla (un 60%) está ya adaptada al modelo híbrido. Su sede central, en el municipio barcelonés de Sant Joan Despí, ha pasado de un proyecto de remodelación que englobaba siete plantas de oficina para sus empleados antes de la pandemia, a tres. De esta forma, podrá destinar parte de sus instalaciones a espacios de coworking, a la vez que otra parte la alquilará a terceras empresas.

Ventajas de trabajar en un hot-desking

Si bien este modelo puede traer inconvenientes para la plantilla habitual de la empresa que decide redimensionar y reaprovechar sus instalaciones –pasan de un lugar fijo y asignado a cada empleado, a otro en el que su escritorio puede ser ocupado por distintas personas-, puede resultar de gran utilidad para pymes y autónomos que no disponen de una oficina física propia.

Estos espacios ofrecen una gran oportunidad a la hora, por ejemplo, de ampliar la red de contactos profesionales y reunirse con posibles clientes, a la vez que dispone del equipamiento empresarial necesario –desde las mayores facilidades de transporte hasta el suministro de energía e Internet- que otorga una compañía ya asentada en la que se ubica su espacio de trabajo.

Desde el otro lado, el de los empresarios que ponen a disposición de otros profesionales parte de su oficina, el modelo de hot-desking también tiene grandes ventajas. Las principales son las económicas: subarrendar espacios puede suponer directamente contar con una nueva forma de obtener ingresos, a la vez que su plantilla propia sigue teniendo un lugar desde donde trabajar presencialmente y mantener los vínculos sociales del trabajo.

El modelo de oficina ‘caliente’, no obstante, puede no ser compatible con aquellos profesionales o pequeñas empresas que manejen información muy delicada, ya que, normalmente, tendrán que utilizar sistemas de impresión, equipos informáticos o líneas de teléfono del espacio de coworking.

Apps para gestionar espacios

El nuevo modelo de oficina ‘caliente’, por tanto, supone una mayor rotación de los puestos de trabajo: tanto para la plantilla de la empresa que ha reducido sus instalaciones, que necesitará programar cuándo va a utilizar un escritorio o una sala de reuniones; como para los coworkers o profesionales externos que alquilan uno de los nuevos espacios hot-desking.

Aunque todavía son tendencias incipientes, ya existen aplicaciones móviles para gestionar estos esapcios. La app Booker, que ya utilizan grandes compañías como Telefónica, Mahou San Miguel, Danone o MásMóvil, permite reservar escritorios, salas de reuniones y aparcamientos en una empresa. En 2020, Booker ha aumentado por diez su facturación, hasta alcanzar los cuatro millones de euros, lo que da una idea del auge que está viviendo el hot-desking.

Más veterana es WeWork, una empresa inmobiliaria estadounidense que desde 2010 se encarga de proporcionar y equipar espacios de coworking. Si antes lo hacía en edificios expresamente dedicados a los profesionales independientes, ahora también se ha lanzado al rediseño de oficinas de grandes empresas que desean alquilar parte de su espacio a terceros.