Cómo aprender a delegar y aumentar además la productividad

Cuando un emprendedor lanza un negocio, lo normal es aprender a delegar sea la última alternativa que se considere antes de asumir casi todas (por no decir todas) las tareas. Pongamos el ejemplo de una simple peluquería canina. Es posible, que el dueño del establecimiento pensara que su trabajo iba a consistir en un 90 por ciento en cortar el pelo a los perros y en 10 por ciento a gestionar el propio negocio. Mucho nos tememos que no será así. De hecho, lo normal es que las exigencias de un negocio, y mucho más si empieza a crecer, le obliguen a pasar cada vez más horas ejerciendo labores administrativas. Cuando llega ese momento la única solución pasa por no creerse Superman y aprender a delegar un buen número de responsabilidades en otros. Delegar no es nada más que trasferir una labor concreta a otra persona. Por desgracia, delegar no es algo tan sencillo como parece. Es una habilidad que se va aprendiendo a lo largo del tiempo. Pero cuando se lleva a cabo de manera correcta incrementa la productividad y los ingresos de los nuevos negocios. Partiendo de esta premisa, a continuación se exponen una serie de

ideas claves para que la función de delegar beneficie a las pymes y a los autónomos.

Dejar marchar la responsabilidad

Para empezar a delegar lo más importante es estar convencido de que es una tarea que debe hacerse. Como ya se ha dicho el empresario emprendedor debe ser consciente de sus carencias, o de que el día tiene 24 horas, por lo que debe desprenderse de determinadas tareas. Un buen inicio pasa porque dicho desprendimiento se haga de manera progresiva. Para ello debe asignarse a un empleado una determinada labor y evaluar el resultado de la decisión. En caso de que el examen ofrezca una nota positiva, es el momento de incrementar la responsabilidad de dicho trabajador. Con ello, la tarea de delegar también servirá para tener una plantilla más motivada.

Realice un estudio serio sobre el tiempo que ocupa cada trabajo

Lo normal es que, al principio, el emprendedor se resista a abandonar muchas de esas tareas administrativas que le ocupan un tiempo excesivo y que le impiden realizar el trabajo para el que está más preparado (peluquero si recordamos el inicio de este post). En ese caso, es positivo que se lleve un registro personal de cómo se invierte el tiempo. Pongamos el ejemplo de que la contabilidad supone el 30 por ciento de la jornada laboral e impide realizar el trabajo que realmente el emprendedor quiere hacer (cortar el pelo a los perros). Pues nada mejor que delegar esa parte a un empleado para mejorar la productividad del trabajo del empresario.

Cuidar el proceso de contratación

Para delegar se debe confiar en las personas que forman parte de la empresa. Solo si la plantilla tiene las habilidades y los conocimientos suficientes para realizar determinados trabajos se podrá concluir con éxito la dejación de determinadas funciones. Con esta idea, el extremo cuidado en las contrataciones es fundamental. De ahí que durante el proceso de entrevistas resulte conveniente que el entrevistador investigue la veracidad de todo lo que los candidatos escriben en su currículo y de lo que dicen de viva voz en los encuentros.

Estudiar a fondo el modelo de negocio

Puede parecer exagerado, pero concluir con éxito el proceso de delegar exige conocer a la perfección el funcionamiento de la empresa. En otras palabras, solo sabiendo lo que aporta y lo que supone cada proceso interno de la compañía se puede elegir con acierto las labores que deben ser delegadas y su destinatario. De ahí que antes de delegar, sea imprescindible que el emprendedor de todo nuevo negocio pase el tiempo que sea necesario evaluando todas las posibilidades. Solo así se podrán transmitir las instrucciones correctas y, lo más importante, a la persona más indicada para poder llevarlas a cabo.

Aproveche la tecnología

Los avances en comunicaciones son claves para conocer las labores que realiza cada empleado y la conveniencia o no de encomendarle nuevos trabajos. Es obvio que las pymes y autónomos deben servirse de estos recursos para impulsar un mejor desempeño en la función de delegar.

Motive a la plantilla

Uno de los mejores métodos para contar con un empleado motivado y, por ello, más productivo, pasa por asignarle nuevas responsabilidades. Por tanto, cuando se delegue en alguien se le debe entregar el control absoluto sobre la tarea en cuestión. Las delegaciones a medias no sirven para nada y generan más problemas que los que resuelven. Que la empresa ofrezca una formación continua sobre los nuevos deberes que un empleado debe acometer también es una excelente herramienta de motivación. De ahí que una de las obligaciones más importantes del empresario sea la de mejorar las habilidades y conocimientos de su plantilla.

Premie el trabajo bien hecho

Por último, resulta imprescindible reconocer el buen desempeño (siempre que haya sido el caso) que un trabajador realiza con una tarea que le acaba de ser asignada. Tal reconocimiento puede ser económico (sin duda lo mejor). Pero si no es posible, lo mínimo es hacerle saber que el dueño está satisfecho con su dedicación diaria. Por el contrario, y lejos de lo que se pueda pensar, la crítica también puede ser positiva. Pero siempre que sea constructiva y que sirva para resolver el problema. Además, el emprendedor también debe saber asumir culpas y valorar si el mal desempeño con una tarea delegada se debe a que no se le han aportado al empleado ni la información ni los conocimientos necesarios.