22 jun 2015

3 herramientas 2.0 para PYMEs: Slack, Dropbox y Trello

Las PYMEs españolas no se han destacado, lamentablemente, por situarse a la cabeza de la revolución digital: a la hora de adoptar herramientas como el e-mail, las webs corporativas o las redes sociales, las pequeñas empresas de nuestro país han ido por detrás no sólo de la gran empresa, sino de sus propios consumidores.   Por eso resulta fundamental que, una vez dado ese paso, tomen conciencia de la veloz evolución de la tecnología, y aprendan a conocer las mejores herramientas que va ofreciendo en cada momento el mercado del software. En este artículo abordaremos 3 soluciones para aspectos como la comunicación interna, la gestión de proyectos, y el almacenamiento online de archivos.  

Comunicación interna: Slack

  Slack es una herramienta cada vez más popular entre las empresas, que valoran muy positivamente el ahorro de tiempo que genera en las labores de comunicación interna. Recientemente, el Bussiness Insider afirmaba que Slack contaba con potencial suficiente como para acabar con entre el 80 % y el 100 % de los e-mails en entornos laborales.   Pero? ¿en qué consiste exactamente Slack? Hablamos de una herramienta de trabajo para equipos, que permite la comunicación entre diferentes dispositivos, integrando elementos de diferentes tecnologías previas: grupos de correo, chat, mensajería instantánea, etc. Se convierte así en un centro de comunicaciones que simplifica y centraliza el trabajo del día a día, evitando la necesidad de saltar entre docenas de notificaciones de e-mails y apps a lo largo del día.   Es una aplicación extremadamente sencilla que ofrece tanto una versión web como apps móviles para dispositivos Android y iOS. En cuanto a modalidades de pago, ofrece 3 versiones ´premium´, y una gratuita que será más que suficiente para un uso básico.   Slack se compone de 3 elementos principales:  

  • Canales - El típico ´salón de chat´ en el que pueden participar todos los miembros del equipo. Pueden establecerse varios canales (por ejemplo, uno ´General´ y uno por departamento, por ejemplo) que serán visibles para todos, pero en los que queda en manos de cada usuario elegir en cuáles participa. Los canales permiten subir archivos (y previsualizarlos, si se trata de ficheros multimedia), así como consultar el registro de actividades (por orden cronológico inverso, aunque también nos podemos ayudar de su potente buscador interno).
  • Conversaciones privadas - La estructura de los canales se mantiene también en este caso, pero ahora es el creador del grupo quien elige los participantes, que serán los únicos que podrán acceder a la conversación. Es una opción perfecta para estructurar la labor de los grupos de trabajo temporales.
  • Mensajes directos - Mensajes privados de usuario a usuario, al estilo de los ´DMs´ de Twitter.

  Otro de los elementos diferenciadores de Slack es su integración con otras herramientas 2.0, con el objetivo de facilitar el acceso a sus funcionalidades sin salir de la interfaz de Slack. Dos de las aplicaciones integrables son, precisamente, Dropbox y Trello.  

Alojamiento de archivos: Dropbox

  Cuando los empleados o colaboradores de nuestra empresa necesitan trabajar fuera de la oficina y acceder a nuestros documentos desde diferentes dispositivos, se impone la necesidad de usar una herramienta de alojamiento de archivos en la nube. Y Dropbox, con más de 300 millones de usuarios, es el servicio líder en este campo, en dura pugna con competidores de la talla de Microsoft (OneDrive) o Google (Google Drive).   Dropbox cuenta con una versión para empresas que nos permite comunicarnos con colaboradores, clientes y proveedores, así como usar el espacio contratado para alojar copias de seguridad o un sitio web básico.  

Gestión de proyectos: Trello

  Trello, por contra, es una herramienta de gestión de proyectos colaborativos que facilita la organización de tareas estructuradas por equipos, por fases de realización, etc.   La interfaz se compone de tablones (´boards´), divididos horizontalmente en tantas listas como consideremos oportuno crear. Los elementos de estas listas son las tarjetas (´cards´) que podremos mover en distintas posiciones de la misma lista y entre diferentes listas. También podremos añadirles comentarios y enlaces.   Esta herramienta resulta muy útil a la hora de dividir tareas entre varios miembros de un mismo grupo, permitiendo apreciar de un vistazo en qué fase de realización se encuentra cada una de ellas. A nivel de usuario individual, también es un excelente apoyo para implementar sistemas de productividad en nuestro día a día. Como las herramientas anteriores, también cuenta con versiones tanto gratuitas como de pago.

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