¿Es posible formar al equipo de una pyme sin gastar un euro?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Es habitual que los gestores de una pyme crean que formar a sus empleados es algo caro para lo que se necesitan grandes inversiones y, a menudo, consultores externos. De esta manera se genera la falsa sensación de que la formación es una actividad excepcional, algo que solo se hará si existe la capacidad económica, por lo que se suele dejar siempre para otro momento. Sin embargo, la microformación rompe esta lógica, ya que pretende democratizar el aprendizaje, integrarlo en la rutina y hacerlo accesible para cualquier empresa, incluso con recursos limitados.

Claves de la microformación

La microformación está basada en contenidos ultra cortos (entre 3 y 10 minutos), centrados en una única habilidad o concepto que pueda incorporarse inmediatamente al trabajo. Este formato tiene dos ventajas esenciales:

• Reduce la barrera de entrada. Cuando aprender solo requiere unos minutos, resulta más fácil que el equipo lo incorpore a su día a día.
• Favorece la retención. Diversos estudios muestran que el cerebro recuerda mejor información presentada en pequeñas dosis repetidas a lo largo del tiempo.

Centrándose en la realidad cotidiana de una pyme, este tipo de aprendizaje es ideal dado que no interrumpe procesos, no requiere planificación compleja y no genera la sensación de “parón productivo” que a menudo sí producen los cursos extensos. Además, la microformación aprovecha algo que todas las pymes ya poseen: la experiencia práctica de su propio equipo. Cada empleado, desde administración a ventas, es experto en algo. Transformar ese conocimiento en pequeñas cápsulas internas convierte la empresa en una escuela viva y autosuficiente.

De la teoría a la práctica

En el momento de pensar en formación gratuita, muchas empresas imaginan únicamente vídeos en YouTube o en artículos online. Es cierto que esos recursos pueden ser útiles, pero limitarse a ellos significa desaprovechar uno de los mayores activos de la pyme: su propio capital intelectual.

Existen métodos prácticos para implementar microformación sin inversión económica, como por ejemplo:

• Micro-reuniones de 5 minutos (“learning shots”). Consiste en reservar cinco minutos al inicio de una reunión semanal para que un miembro del equipo comparta una idea, truco o aprendizaje reciente. Por ejemplo, cómo ordenar el correo electrónico para reducir estrés o atajos de Excel que ahorran tiempo.
• Parejas de aprendizaje (peer-to-peer). Se asignan parejas de empleados que, durante 10 minutos a la semana, se enseñan mutuamente algo que dominan. No importa el tema: organización, uso de herramientas, redacción, manejo de incidencias… Lo poderoso de esta dinámica es que fomenta cohesión, empatía y colaboración transversal.
• Rondas de demostraciones prácticas (“show & teach”). Un empleado demuestra en vivo cómo realiza una tarea habitual: crear un presupuesto, usar una macro, atender una llamada complicada o preparar un informe. Estas rondas revelan atajos, buenas prácticas y oportunidades de estandarización.
• Micro-tutoriales internos en vídeo. Cada vez que alguien del equipo aprende algo nuevo, puede grabar un vídeo de 2–3 minutos con el móvil explicándolo. Después se guarda en una carpeta compartida llamada “Academia Interna”. Este repositorio puede convertirse en un activo estratégico sin costar dinero.
• Observación cruzada (job shadowing). Durante un rato a la semana, un empleado observa cómo otro realiza su trabajo. Esto permite entender mejor el proceso global de la pyme, reduce silos y facilita sustituciones en caso de vacaciones o ausencias.
• Retos semanales de aprendizaje. Cada lunes se plantea un pequeño reto: mejorar un proceso, automatizar una tarea, eliminar un paso innecesario… El viernes se comparten los resultados; el objetivo no es competir, sino reforzar la mentalidad de mejora continua.
• Lecturas ultracortas con discusión. Se selecciona un artículo de 500–700 palabras y cada miembro lo lee por su cuenta. Después, se dedica 10 minutos a comentarlo.

En definitiva, la microformación demuestra que el crecimiento en habilidades de la plantilla de una pyme no siempre depende del presupuesto. A veces, el recurso más importante ya está dentro de la empresa, como es el conocimiento interno de las personas. Con pequeños hábitos y dinámicas colaborativas, cualquier pyme puede construir un sistema de aprendizaje continuo capaz de mejorar productividad, cohesión y calidad sin gastar un euro. 

La clave está en empezar pequeño, ser constante y celebrar cada avance. Allí donde hay curiosidad y colaboración, siempre habrá progreso.