08 may 2014

BYOD, una nueva moda a la que su empresa debe adaptarse

Un nuevo palabro se ha colado en la vida empresarial. BYOD, es el acrónico de las siglas en inglés de Bring Your Own Device, es decir, trae tu propio dispositivo.  En otras palabras, se refiere a la costumbre, cada vez más extendida, de que los empleados utilicen para su trabajo (dentro y fuera de la empresa)  sus propios smartphones, tabletas y ordenadores portátiles en lugar de utilizar los que proporciona la empresa. En un principio esta práctica estaba sólo permitida para los puestos de mayor rango de las empresas. Sólo ellos tenían el "privilegio" de que los informáticos configurasen sus dispositivos con los accesos necesarios a las redes y bases de datos internas de las compañías. El avance imparable de las nuevas tecnologías ha impulsado a generalizar esta práctica en muchas compañías. La tendencia tiene muchos aspectos positivos para la empresa. El más inmediato, la reducción de costes en renovación de equipos. Actualizar los móviles de todos los empleados y sustituirlos por codiciados smartphones y tabletas era, y es, un lujo que apenas ninguna empresa puede permitirse.  Además, reemplazar ordenadores en la actualidad ya no significa sustituir los que se estropean, sino ponerlos continuamente al día para que puedan responden a las nuevas demandas tecnológicas como: conexión a la nube, capacidad suficiente para soportar las ilustraciones y las imágenes, cada vez más habituales en todos los entornos de trabajo... Con el BYOD su empresa será tan vanguardista, desde el punto de vista tecnológico, como lo sean sus empleados. Pero eso no significa que se tenga que delegar todo lo que tiene que ver con la informática por completo. Lo ideal es que, si apuesta por el BYOD, facilite su uso. Es decir, evitar cosas como que conectarse al wifi de la empresa sea un suplicio cada mañana cuando se llega a la oficina. Facilitar que toda la información y documentos que sus empleados tengan que utilizar para realizar su trabajo esté disponible y accesible sin complicaciones a través de servicios de almacenamiento seguros en la nube. Trabajar desde casa tampoco tiene que ser complicado, un acceso rápido y fácil invitará a sus empleados a facilitar la conciliación con sus tareas domésticas, un punto que siempre es muy bien valorado. Pero este cambio no tiene contentos a todos, ya que se ha convertido en el gran quebradero de cabeza de los responsables informáticos encargados de velar por la seguridad de la información confidencial.  No hay política de seguridad que resista el impulso que tiene cualquiera con un Smartphone a bajarse la última aplicación de moda, ya sea para compartir los kilómetros corridos con sus compañeros de deporte o para chatear con los amigos de la otra parte del mundo. Lo que aparentemente es un acto sin más transcendencia puede implicar un fallo de seguridad grave para una empresa, ya que algunas aplicaciones tienen acceso a contraseñas y datos utilizados por los usuarios para conectarse con la información corporativa.   Por supuesto, el consejo de estos expertos es, sin duda, limitar al máximo el número de empleados que pueden tener acceso a la información de la empresa desde el exterior. Pero la realidad del BYOD se impone hasta tal punto que, según auguran algunos estudios de universidades estadounidenses, será la clave de las oficinas del futuro. Así que parece imprescindible esforzarse en conciliar ambas necesidades. Para conseguirlo conviene no olvidar algunos pasos básicos:

1.- Requerir el consentimiento expreso y por escrito del trabajador. En él aparecerá sin dudas de ningún tipo que el empleado acepta poner a disposición su dispositivo para realizar las tareas profesionales que le demanda su empresa.

2. Comprometerse, también por escrito, a respetar la seguridad de la empresa. También debe comprometerse, por escrito, a seguir los requerimientos de seguridad y la política de protección de datos marcada por la compañía.  Para ello es necesario definir unas normas claras de actuación sobre el sistema operativo, prohibiciones de jail breaks,etc.

3. Delimitar el coste de los servicios. Con un Smartphone propio, está claro que el trabajador va a consumir datos para su uso personal. ¿Quién asume ese coste? ¿La empresa, él? Todo ello debe quedar regulado contractualmente para evitar problemas legales e incluso tributarios.

4. ¿De quién son los datos y hasta cuándo? La propiedad intelectual de lo que hay en esos dispositivos es otro de los quebraderos de cabeza del responsable de seguridad en estos momentos.  Hasta ahora, estaba claro. Lo que se hacía en la empresa era de la empresa. Ésta podía cortar el acceso a la información con un simple cambio de contraseña para acceder al ordenador. Pero ¿qué ocurre si el trabajador que funciona bajo BYOD guarda información confidencial en su disco duro? En ese caso, cortar el acceso a la nube no tiene la misma efectividad. No cabe duda de que la mejor vía para funcionar es la colaboración entre empresa y trabajador. Formación y concienciación serán más efectivos que cualquier política impositiva por parte de la compañía.

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