10 oct 2016

Escribir mal destroza la productividad en la empresa, ¿cómo evitarlo?

El 81% de los directivos considera que la mala calidad de la escritura de los documentos que reciben les hace perder mucho el tiempo. Así lo asegura una encuesta realizada por Harvard Business Review. Este no es un problema que afecte solo los directivos sino que se extiende por toda la organización. Comenzando por los emails y terminando por los informes. Los errores se repiten: frases muy largas, ideas desordenadas, exceso de jerga, falta de precisión. ¿El resultado?  Miles de horas al año dedicadas a leer varias veces los mismos documentos, malentendidos por la falta de claridad a la hora de dar órdenes enviadas por email... En definitiva, una serie de retrasos que se traducen en mermas de productividad y, finalmente, pérdida de dinero. Lo cierto es que hasta hace relativamente pocos años, lo de escribir era una habilidad que, como el valor en la guerra, se les suponía a todos los empleados. La calidad de un texto era algo de lo que solo debían preocuparse periodistas y novelistas. Pero nada más lejos de la realidad. Porque, en contra de lo que muchos directivos todavía tienen en mente, escribir bien no es juntar frases rebuscadas llenas de jerga, citas históricas y triples subordinadas. Nada más lejos de la realidad. El método sujeto, verbo y predicado sigue siendo el rey. Entre otras cosas, porque la realidad no suele ser tan simple y simplificar los procesos y necesidades de la compañía requiere un proceso mental que no todo el mundo tiene capacidad de hacer. Un texto confuso lo escribe cualquiera, pero resumir en un texto simple esa complejidad, es algo que solo se consigue tras mucho esfuerzo y dedicación. Tal vez, uno de los primeros directivos que puso el acento sobre este problema empresarial fue David Ogilvy. El fundador de la famosa agencia de publicidad que lleva su nombre envió en 1982 una carta a todos los empleados de su agencia titulada ?Cómo escribir?. En ella, les decía cosas como: "cuanto mejor escribes más lejos llegas en Ogilvy & Mather". Pero sobre todo les advertía: "la gente que piensa bien, escribe bien. Por el contrario, la gente de mente confusa escribe notas confusas, cartas confusas y discursos confusos". En el management empresarial actual esto tiene una nueva lectura.  La mencionada encuesta de HBS, ponía dos ejemplos de uso del lenguaje en los directivos modernos. El mail a los empleados de la presidenta de Yahoo, Marissa Mayer, (lleno de frases vacías, palabras repetidas y sin mensaje claro) cuando Verizon compró parte del negocio de su compañía. Por otro, la que envió el CEO de Appel, Tim Cook, a las autoridades para confirmar que su empresa no tenía intención de colaborar con la Justicia y hackear el terminal de un cliente, aunque fuera un delincuente. El resultado, según HBR es que una mala redacción merma el liderazgo. Si los jefes consiguen escribir de forma clara, sencilla y eficiente las órdenes se transmiten mejor y aumenta la productividad de toda la organización. Esto es válido tanto para documentos externos a la organización como la memoria de la empresa, hasta los emails. En el primer caso, el ejemplo más laureado de buena escritura es la carta a los accionistas que todos los años escribe Warret Buffet en la memoria de Berkshire Hathaway.  Directa, frases cortas, verbos en voz activa, sin rodeos, sin frases vacías, sin jerga empresarial.  A años luz de la mayoría de los textos de otras empresas en todo el planeta. El empeño por escribir bien también debe bajar al terreno de lo cotidiano, por ejemplo a los mails. Sí, merece la pena dedicar un segundo a escribir un mail con claridad y dar órdenes concretas en lugar de reenviar una larga ristra de emails para esperar que el receptor haga la deducción correcta de lo que debe hacer. Esto último solo genera malos entendidos y retrasos indeseados. Un mail con un encabezado correctamente identificado, seguido de un título que refleje la orden directa que se quiere transmitir, y un resumen en un par de frases del proceso que el directivo quiere que se desarrolle, ahorra millones de minutos y de euros. Si el directivo sabe exactamente cómo quiere que se ejecute una orden pero no sabe contarlo o transmitirlo, el empleado deberá trabajar dos veces. Una a su manera, según lo ha entendido, y otra como el jefe tenía desde un primer momento pensado que se hiciera, pero no expresó. Conseguir esa efectividad en la escritura lleva tiempo y disciplina. Según opinaba Ogilvy, escribir bien no es un don natural, es algo que debe aprenderse.  Escribió un libro, The Unpublished David Ogilvy: A Selection of His Writings from the Files of His Partners (The Ogilvy Group, 1986), en el que daba algunos consejos para conseguirlo. Entre ellos.
  1. Escribe como hablas. Naturalmente.
  2. Usa palabras cortas, frases cortas y párrafos cortos.
  3. No uses lenguaje especializado. Son marcas de un tonto pretencioso.
  4. Nunca escribas más de dos páginas sobre nada.
  5. Revisa las citas.
  6. Nunca envíes una carta o una nota el día que la escribes. Léela en voz alta a la mañana siguiente y, entonces, edítala.
  7. Si es algo importante, dásela a un compañero para que la mejore.
  8. Antes de enviar tu carta o tu informe, asegúrate de que está claro como el agua lo que debe hacer el destinatario.
  9. Si quieres acción, no escribas. Ve y dile al tipo lo que quieres que haga.
También os dejamos una atractiva infografía con consejos (en inglés), pero que valen para cualquier idioma. infografia escribir                                       Fuente
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