¿Por qué son importantes las reuniones de empresa?

Una reunión se puede definir como un proceso comunicativo en el que varias personas emiten, de forma libre, sus opiniones con el fin de conseguir unos objetivos concretos.

Dicho de otra manera, se trata de un método habitual de trabajo en el que se aglutinan información, conocimientos y técnicas para dar solución a numerosos problemas en las organizaciones. Sin embargo, y a pesar de las ventajas y de los numerosos aspectos positivos que conlleva su puesta en marcha, a menudo se las suele considerar como una pérdida de tiempo.

Cuando se habla de una reunión de empresa, no se trata simple y llanamente de la mera asistencia de un grupo de personas para discutir sobre un tema determinado. Ante todo, se trata de un proceso comunicativo que se lleva a efecto a través de una sesión de trabajo a la que se convoca a tres o más personas. ¿Objetivo? Emitir sus opiniones para alcanzar metas definidas.

Pasos previos

Antes de convocar una reunión de empresa es conveniente que el denominado coordinador, director o moderador de la misma tenga las ideas muy claras. Por eso, es pertinente que, de forma previa, se realice una serie de preguntas: ¿Qué se presente conseguir con la reunión?; ¿Qué otras alternativas hay a la misma?; ¿Qué ventajas e inconvenientes presentan cada una de las alternativas?; ¿Qué tipo de reunión es más conveniente?; ¿Qué medios son los que se van a necesitar?

Importante: el coordinador tiene que tener muy asimilado que a la misma van a acudir un grupo de personas por lo que deberá fomentar la empatía y la sinergia entre ellos. Por tanto, debe conocer las características relativas al funcionamiento y a la dinámica de grupos. ¿Qué funciones debe desarrollar? Para empezar, y en su tarea de coordinación y organización, deberá definir objetivos, estructurar la reunión, controlar los tiempos de las discusiones, evitar situaciones conflictivas, y garantizar el seguimiento y ejecución de los acuerdos adoptados, entre otras.

También deberá fomentar la comunicación entre los asistentes, observando la comunicación verbal y no verbal que se exterioriza en el grupo. Es prioritario que fomente la escucha, la empatía, que clarifique posibles dudas, que realice síntesis en determinados temas para, así, facilitar la toma de decisiones.

Y, asimismo, deberá ayudar a la cohesión e integración de los participantes, distribuyendo roles entre los miembros del grupo, transmitiendo entusiasmo, identificando posibles influencias internas y externas, creando un clima de confianza?

Problemas frecuentes

Si nos centramos en la pregunta ¿Qué tipo de reunión es la más conveniente?, la respuesta dependerá del objetivo principal que se pretende alcanzar. Si éste no existiera, o estuviera mal planteado, podría producirse la situación de que cada partícipe hiciera la guerra por su cuenta, es decir, que asumiera metas diferentes. Y el resultado no sería otro que numerosos problemas, una galerna de reunión, que llevaría este particular barco a mal puerto.

¿Cuáles son los objetivos más comunes en las mismas? Para recoger información, para informar, para planificar o programar, y para tomar decisiones. Los problemas más frecuentes que se suelen dar, una vez enfocado el tipo de reunión, son: falta de objetivos; comienzo después de la hora prevista; salirse del tema y no respetar el orden del día; inadecuada preparación; reuniones excesivamente largas; falta de control; falta de eficacia en la toma de decisiones, etc.

El coordinador de la reunión deberá tener, de cara a solventarlos, una actitud basada más en el tacto personal que en la autoridad. Por eso, para que el éxito final se corone, deberá crear las condiciones propicias. Igual de valioso será que, de manera previa, ate (y bien atado) todos los aspectos organizativos. De esta manera no habrá una reunión anárquica, dispersa e imprevista.