Qué utilidades tiene el certificado digital para las empresas

Una de las frases que dejó para el recuerdo el genial Franz Kafka reza que "incluso cuando el progreso se evapora deja atrás una estela de burocracia". Sin pretender ser tan alarmistas como el autor de La Metamorfosis es cierto que cualquier empresa, sea de grandes dimensiones o se trate de una modesta pyme, debe llevar a cabo un gran número de cuestiones administrativas ante distintos organismos, como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o el Registro Mercantil.

Sin embargo, lo que antes suponía un elevado coste de recursos organizativos y de gestión del tiempo, ahora gracias a la tecnología se agiliza considerablemente. Todo este tipo de trámites, ahora, se pueden llevar a cabo online gracias a la utilidad de un pequeño archivo encriptado, que es lo que en realidad es el certificado digital.

Por definirlo en unas pocas líneas, el certificado digital es un documento electrónico  virtual que identifica a nuestra entidad en la Red, ya que contiene sus principales datos identificativos, y goza de la autentificación oficial de un organismo de la Administración, que garantiza que es seguro y válido frente al resto de ámbitos públicos.

A este habilitador de nuestra identidad en la Red se le conoce como autoridad de certificación o prestador de servicios de certificación. Aunque es con Hacienda con quien más utilizan el certificado digital las empresas, pueden consultarse en esta página todas las instituciones en España que permiten y promueven su uso. Entre las principales utilidades para una compañía de utilizar el certificado electrónico, cabe reseñar:

• Agilizar y abaratar gestiones con la Administración Pública.
• Aumentar la productividad y competitividad de la empresa.
• Simplificar y automatizar la gestión documental.
• Reducir los errores al eliminar procedimientos manuales.
• Favorecer la eliminación de documentos impresos.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales.

Clases

Los certificados digitales son emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), a través de CERES (Certificación Española), de acuerdo tanto a los preceptos recogidos por el Reglamento (UE) Nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, como a la Ley de Firma Electrónica 59/2003, que vincula los datos necesarios de verificación de firma (que se denomina clave pública) junto con un protocolo de cifrado para que sea considerado como válido y que confirme y reconozca la identidad del titular. Existen tres tipos de certificados digitales posibles para las empresas:

• El de representante de administrador único o solidario, destinado a las sociedades anónimas o limitadas que sólo dispongan de un administrador, así como para los casos en que haya varios pero solo uno sea solidario (y no precise de la aprobación de los otros para operar).
• El de representante para persona jurídica, es decir, para personas físicas que sean representantes de entidades que tengan que realizar trámites con la Administración, como las anónimas y limitadas (si son mancomunadas), las colectivas, las comanditarias, las cooperativas o las asociaciones.
• El de entidades sin personalidad jurídica, que está dirigido a personas físicas representantes de entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, de modo que puedan operar en Internet con los organismos públicos. Es el caso de, por ejemplo, las comunidades de bienes, las comunidades de propietarios o de las uniones temporales de empresas (utes).

Cómo obtenerlo

Es posible solicitar el certificado electrónico a través de cualquiera de las entidades emisoras habilitadas legalmente para ello en España, y que se pueden consultar en este enlace. La más habitual de todas ellas es la FNMT. Cualquier persona mayor de edad puede solicitarlo de tres modos diferentes:

• Desde un ordenador descargando el archivo correspondiente
• A través de un dispositivo Android
• Por medio del DNI electrónico

El proceso de obtención es bastante sencillo, si se protocolizan los siguientes pasos:

1. Siempre utilizando el ordenador desde el que habitualmente llevaremos a cabo los trámites administrativos, cumplimentaremos la solicitud de certificado a través de la página web de CERES, realizando las acciones que nos pidan y por medio de las cuales obtendremos un código.
2. Ese código nos permitirá personarnos en una oficina de Hacienda o del Registro Mercantil (con nuestro NIF y la escritura de apoderamiento de la empresa), donde solicitaremos el certificado digital y pagaremos la tasa correspondiente.
3. En el tiempo que nos estipulen habremos de volver para recoger el certificado, con el que en la página de CERES instalaremos en el ordenador la firma electrónica con los máximos niveles de seguridad.
4. Con todo ello, ya podremos empezar a utilizar el certificado digital en cualquier relación de nuestra empresa con la Administración, por ejemplo, para abonar un impuesto, solicitar algún aplazamiento o registrar telemáticamente documentos.

Es muy importante realizar una copia de seguridad del certificado una vez lo obtengamos, aunque en caso de perderlo, se puede volver a tramitar. Para ello, habrá que exportarlo desde nuestro disco duro, preferiblemente a un dispositivo portátil.

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