Cómo sobrevivir a tu primera auditoría fiscal

Abrir el email una mañana y encontrarse la convocatoria de una reunión para planificar una auditoría fiscal es un susto que ha helado la sangre a más de un responsable financiero de algunas pymes. Pero enfrentarse a una auditoría, no tiene por qué ser una situación tan estresante o traumática como en un principio pueda parecer a quienes no están acostumbrados. Lo primero que hay que saber es que este tipo de control es obligatorio, al menos, para las pymes a las que los negocios les empiezan a ir muy bien. Es decir, aquellas que cumplen alguno de estos requisitos:

• El total de las partidas del activo supera los 2.850.000 euros.
• El importe neto de su cifra anual de negocios supera los 5.700.000 euros.
• El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio económico es superior a 50.

Pero también conviene recordar que no es necesario llegar a estos números para someter a una compañía a este control externo. Entre otras cosas porque un auditor externo que desconozca totalmente todos los procesos de una empresa, es la mejor manera de detectar errores no solo de ejecución, sobre todo de metodologías y procesos poco eficientes dentro de cualquier organización. Eso sí, cuando llega el susto que comentamos al principio, en la mayoría de los casos tiene que ver con los socios minoristas. Y es que aquellos que tengan al menos un 5% del capital tienen la potestad de solicitar una auditoría de las cuentas anuales siempre que lo soliciten adecuadamente ante el registro mercantil, hasta tres meses después de la fecha del cierre del ejercicio. Con indiferencia del origen del procedimiento, los expertos aseguran que hay una serie de prácticas que ayudan a superar este primer examen sin demasiados problemas. Como son:   Desterrar cualquier tentación de modificar, borrar o esconder la información que recoge la actividad de la compañía. Está claro que en algún momento todas las contabilidades requieren de algún ajuste final para cuadrarlas con exactitud. Pero un exceso de maquillaje será fácilmente detectado por la gran mayoría de los auditores acostumbrados a ver esos trucos en otras compañías. En cualquier caso, la auditoría servirá para implantar nuevas metodologías de trabajo que establezca revisiones más constantes para evitar esos descuadres de última hora. Organización documental. Si hay margen, y suele haberlo, entre el momento en el que se conoce que la empresa va a ser sometida a una auditoría y el momento en que ésta se produce hay que aprovecharlo para organizar al máximo posible toda la documentación y tenerla disponible para mostrar cuando nos la demanden.   Establecer un calendario. La organización de las citas con los auditores es un método muy útil para rebajar el estrés de este proceso. Estar a disposición del auditor las ocho horas de trabajo es una situación de tensión innecesaria. Mucho mejor es marcar con antelación el momento en que el auditor puede trasladar sus dudas y comentarios a los responsables de la compañía y también al personal administrativo que tenga que colaborar con ellos. Mantener la calma. Cuando la auditoria no es voluntaria, la tensión de quien ve su trabajo sometido a escrutinio suele estar a flor de piel. Aun así, conviene mantener la calma. Esto sirve tanto para contestar a las preguntas que el auditor/a pueda plantear como para evitar recriminar un escrutinio que podemos considerar excesivo. Máxima profesionalidad. Eso sí mantener la calma no significa asentir sin rechistar los procedimientos y métodos que él/ella considere adecuados. Si usted ha hecho las cosas de alguna manera será por algo. Debe tener argumentos de peso para justificarlo. El mismo destino puede tener diferentes caminos. Por esto, si algo hay que planificar antes de una auditoria son los argumentos profesionales que justifiquen la manera de actuar y los procedimientos habituales que utiliza la compañía. De la misma forma, hay que exigir argumentos de calidad ante las posibles críticas o cambios sugeridos por parte del auditor/a. Colaborar con el auditor, pero sin agobiarle. Los auditores desembarcarán en la empresa para revisar facturas, procesos, etc. Hay que indicarles dónde está lo que necesitan, pero sin intentar dirigir la búsqueda porque eso puede ser interpretado como una forma de coartar su trabajo. Consensuar el informe final. El trabajo del auditor queda plasmado en un informe que recogerá las irregularidades, fallos matemáticos o cualquier otra salvedad que detecten. Pero antes de entregar la versión definitiva, el auditor debe sentarse con los directivos y responsables de la compañía para analizar todas ellas.