Facturas rectificativas: las claves para usarlas con efectividad

A todo empresario le ha pasado alguna vez: revisar la documentación y detectar un error en una factura ya emitida. Si eso se produce tras haber pagado el IVA correspondiente las ganas de tirarse de los pelos se multiplican. Pero antes de lanzarse a la desesperación o a la resignación debe saber que existe una fórmula para subsanar algunos de esos errores: la factura rectificativa.

Los requisitos de la factura rectificativa

El primer requisito

Para emitir una factura rectificativa es, como hemos comentado, que el error se haya detectado tras haber abonado a Hacienda su correspondiente IVA. Los errores que permiten emitir este tipo de factura son varios: identificación de las compañías, datos mal reflejados, ausencia de información calve e, incluso, un cálculo erróneo de la cuota del IVA.

El segundo

Hay que tener claro que la factura rectificativa no es un duplicado de la errónea. Es muy importante que la rectificada lleve una serie de numeración diferente al del resto de facturas. Por ejemplo, si se equivocó en algún dato de la factura 7 del año 2016 y también en la 23 de ese mismo año, debería emitir dos facturas rectificativas. La numeración de estas debería ser, por ejemplo, factura rectificativa 1/2016 y 2/2016. Por lo demás, el documento debe ser idéntico al original, pero especificando el motivo de la rectificación. Al emitir esta segunda factura se da por supuesto que anula la anterior. Es posible hacer facturas rectificativas conjuntas, pero este método complica mucho más el control documental de los cambios. En cualquier caso, queda a gusto del empresario. Más allá de los errores, otro de los principales motivos para la emisión de este tipo de facturas son los impagos de los proveedores. Son manada los trabajadores autónomos que pagan cuantías de IVA que nunca recuperan debido al impago de los proveedores. En estos casos, la factura rectificativa es la vía para que Hacienda les devuelva la cuantía abonada en concepto de IVA. Para que esto sea así, no solo sirve con emitir esa factura rectificativa. Además, hay que cumplir una serie de requisitos. Que el cliente sea una pyme o un autónomo. En principio este método no es válido si el deudor es una gran empresa. La factura debe estar registrada en la contabilidad de la empresa y se tiene que haber abonado el IVA correspondiente. El plazo para emitir la factura rectificativa comienza después de que pasen seis meses de la factura original y se constate su impago real en ese tiempo. Por otro lado, Hacienda también exige que se haya presentado una reclamación oficial por el impago, ya sea directamente en los Juzgados o bien solicitando un requerimiento notarial. Por supuesto esto significa incurrir en gastos, a veces cuantiosos, así que antes de lanzarse a emitir facturas rectificativas a lo loco conviene hacer cuentas. Hay que tener un cuidado especial cuando el motivo del impago de la factura es que la empresa deudora haya entrado en concurso de acreedores. En ese caso, la ley de reestructuraciones no da mucho margen. Apenas hay un mes para comunicar a Hacienda la rectificación.