Hacer inventario, ¿una labor sencilla o tediosa?

Hacer un inventario puede ser una labor sencilla o convertirse en un proceso tedioso para el que nunca tenemos tiempo. Todo depende de las ganas con las que nos enfrentemos a este trabajo y del orden que pongamos cuando lo realicemos. Para que siempre suceda lo primero, es decir que se convierta en una labor sencilla, aquí van algunas consideraciones que debemos plantearnos y tener en cuenta.  

Para qué sirve.

Cualquier responsable de un negocio necesita conocer, y hacerlo de forma actualizada, todos los bienes y activos con los que cuenta. Y no hablamos solo de los productos a la venta, sino de todos los objetos que se encuentran en la empresa, incluido el material de oficina, y cualquier otro elemento que pueda tener un valor material.   Es importante no dejarse nada en el recuento, ya que el inventario debe contener tanto aquellos bienes que se utilicen en el día a día como aquellos que estén almacenados o depositados en cualquier rincón de la compañía. Probablemente, al hacer el inventario descubriremos que contamos con muchos más objetos de los que imaginábamos.  

El mejor momento para realizarlo.

Hacer inventario requiere tiempo y esfuerzo. Por eso, muchas empresas suelen llevar a cabo esta tarea cuando termina el año o, mejor, el ejercicio económico. Esto se debe también a que la ley exige que las empresas reflejen la valoración de las existencias en su contabilidad.   Pero también tienen la posibilidad de no esperar hasta el último momento y ejecutar el inventario a lo largo de todo el año, de forma continua, contabilizando por ejemplo una parte cada semana o cada mes. Esta fórmula le permitirá, además, disponer de una valoración más actualizada en cada momento, con los beneficios que ello supone a la hora de planificar las necesidades o comprar más material.  

Las principales partidas.

Al realizar el inventario es fundamental clasificar los bienes en dos apartados principales. Por un lado, los activos fijos; es decir, edificios, instalaciones, mobiliario, equipos tecnológicos e informáticos, etc. Y, por otro, los activos circulantes: las existencias que se encuentran en el almacén, además de los materiales de oficina y otros utensilios necesarios para la actividad diaria del negocio.  

El proceso.

Una vez que hemos tenido en cuenta todo lo anterior, ya podemos acometer el proceso. La primera tarea será localizar todos los bienes que deben incluirse en el inventario, así como el número que tengamos de cada uno de ellos; a continuación, se clasificarán; y, en tercer lugar, se anotarán en una base de datos. Una vez concluido el proceso, se realizará el ajuste y las correcciones oportunas sobre el último inventario y, así, podremos conocer de forma más actualizada la valoración contable del negocio.