15 oct 2012

La primera visita a la oficina, clave en un negocio internacional

Si está inmerso en un proceso de internacionalización es muy probable que un buen número de personas de su empresa esté trabajando a destajo para que todo salga a la perfección. Estudiando la legislación internacional, haciendo los cálculos necesarios para que el presupuesto esté ajustado, diseñando la nueva estrategia de marketing a seguir... Pero seguro que en todo ese entramado no ha tenido en cuenta un detalle que puede ser clave para el futuro de su negocio como es el primer contacto personal con los socios internacionales. En muchas ocasiones ese primer contacto se produce tras unas primeras experiencias comerciales a distancia, otras, incluso, antes de comenzar a trabajar juntos, pero en ambos casos la impresión que la oficina y su personal ofrezca a su socio en la primera visita puede ser ese intangible fundamental para continuar o no con el negocio. Sólo tiene que pensar que le ocurría a usted si aterriza en China, Colombia o allá donde se encuentre su socio y en lugar de las esperadas estructuras de gestión se encuentra a un señor en camiseta de tirantes gestionando los pedidos con un mugriento teléfono en un cuarto destartalado. Por supuesto este es un ejemplo exagerado, pero una mala impresión de sus instalaciones e incluso de la actitud de su personal pueden generar desconfianza y hacer sospechar de su fiabilidad. Por eso muy importante preparar ese primer recibimiento. La idea de tener unas oficinas que transmitan el "espíritu" de la empresa no debe ser sólo exclusiva para las visitas internacionales, sino un elemento de marketing básico. Más allá de las cuestiones de diseño e higiene básicas, siempre es interesante que cualquiera que visite las oficinas se pueda llevar una primera impresión de lo que allí se realiza con un simple vistazo general. Esto es tan fácil de conseguir como poner unas buenas fotografías de los procesos de producción como elementos decorativos, por poner un ejemplo. Pero más allá de la estética, es muy aconsejable diseñar una especie de programa de recepción. Con unos pasos básicos. 1. Atender a los invitados antes de llegar a la oficina Es aconsejable encargar a una persona del equipo la responsabilidad de atender bien a los invitados. De esta forma se evitan los olvidos generalizados ante tareas que nadie tiene asignadas. Por ejemplo, ir a recoger a los socios al aeropuerto o encargarse de enviar a alguien. Está claro que estamos hablando de gente de negocios que no tendrán ningún problema en coger un taxi para llegar a la sede de su empresa. Pero la sensación de atención que implica tener a alguien en el aeropuerto preocupándose de su llegada cambia mucho la predisposición personal. 2. Ayudarles en su estancia La persona encargada de la recepción también deberá estar al día de dónde se alojan los socios, y ofrecerles información alternativa a la estrictamente comercial. Sugerencias de restaurantes, lugares de compras y ocio, alternativos a los agasajos oficiales (comidas, visitas culturales, etc.) que pueda haber programado como empresa anfitriona. Un detalle que las encuestas aseguran que está muy bien valorado es dejar algún tipo de "sorpresa de bienvenida" en la habitación del hotel. Que bien puede ser un kit con la información antes comentada, aderezado con algún souvenir o delicatessen local. 3. Preparar el ambiente de recepción en la oficina Es probable que los socios vengan a sus oficinas con la intención de recabar la mayor cantidad de información posible. Por eso, no estará demás hacer una pequeña preparación para que todos los empleados con los que puedan tener un mínimo de contacto estén en condiciones de contestar correctamente a las posibles cuestiones que puedan recibir. Pero más allá de todo eso, hay algo que parece muy simple, pero que quizá sea lo más complicado de conseguir: las sonrisas de sus empleados. Estas serán clave para transmitir una sensación de buen ambiente o todo lo contrario si los invitados ven caras largas y malos modos. En general conseguir esas sonrisas no es cuestión de dar órdenes, sino de crear un buen ambiente de trabajo, y esa es una tarea de mucho más largo plazo. 4. El cliente debe sentir que es importante Tal vez las personas encargadas de recibir al socio sean los directivos del equipo internacional y los responsables de exportaciones, pero no cuesta nada que en algún momento de la visita sean saludados por el máximo directivo de la empresa. No se trata de que se una a las reuniones, un simple saludo será suficiente para darles la impresión que son gente importante y que merecen la atención de los máximos responsables de la empresa. 5. Comida, siempre comida Finalmente, nunca debe darse por supuesto que los socios han comido en el avión o en el hotel antes de llegar a la oficina. Una recepción empresarial debe estar acompañada de un catering, ajustado a las posibilidades de la empresa, donde no deben faltar productos típicos y bebidas refrescantes. Si no se consumen siempre se pueden distribuir entre los empleados donde seguramente serán muy bien recibidas.
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