Una herramienta para cumplir con la nueva protección de datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha presentado en los últimos días una nueva herramienta llamada Facilita RGPD. Se trata de un sitio web desde el que se ayudará a cumplir el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) a aquellas pymes y autónomos que trabajen con datos personales de escaso riesgo.

Desde la página, todo aquel empresario interesado tendrá que realizar un cuestionario online cuya duración ronda los 20 minutos. A través de éste podrá constatarse, para empezar, que los datos con los que se trata son de bajo riesgo. Pero también conocer y obtener los documentos mínimos indispensables para cumplir con el RGPD.

En él habrá que introducir información sobre la empresa: nombre, dirección, CIF, teléfono, etc. Y también sobre los tratamientos que realiza: clientes, empleados, curriculums de candidatos, etc. Una información que posteriormente se eliminará sin quedar registro de ella para que el test sea completamente anónimo.

Con todos los datos aportados, el programa generará prácticamente completada la documentación exigida para cumplir con la norma: el registro de actividades de tratamiento; la cláusula informativa; las cláusulas que deberían incluirse si la empresa contrata a un externo para la gestión de estos trámites; y un anexo con las medidas de seguridad mínimas.

Un papeleo esencial que no implica el cumplimiento automático del reglamento. La norma en cuestión ha sido aprobada por el Parlamento Europeo y el Consejo Europeo y entró en vigor el 25 de mayo de 2016, aunque su cumplimiento obligatorio arrancará oficialmente el 25 de mayo de 2018. Tiene la aspiración de unificar los regímenes existentes sobre la materia de todos los Estados Miembros.

DIFERENCIAS CON LA LOPD

El actual reglamento, la Ley Orgánica de Protección de Datos, seguirá vigente hasta entonces, aunque las empresas tendrán que irse amoldando a las novedades que introduce el RGDP. Por ejemplo, entra en juego el principio de responsabilidad (Accountability).

Es decir, habrá que implementar mecanismos que permitan acreditar que se han adoptando todas las medidas necesarias para tratar los datos personales como exige la norma. Lo que implica que las organizaciones estarán obligadas a desarrollar políticas, procedimientos, controles, etc. También aparecen los principios de protección de datos por defecto y desde el diseño. O lo que es lo mismo: habrá que adoptar medidas que garanticen el cumplimiento de la norma desde el mismo momento en que se diseñe una empresa, producto, servicio o actividad que implique tratamiento de dato, como regla y desde el origen.

Será en ese momento cuando la compañía deberá tener en cuenta el principio de transparencia: los avisos legales y políticas de privacidad deberán ser más simples e inteligibles, además de más completos. Incluso se prevé que, con el fin de informar sobre el tratamiento de los datos, puedan utilizarse iconos normalizados.

POTENCIALES USUARIOS

Desde la AEPD se asegura que su registro supera ya los 4,6 millones de ficheros de titularidad privada inscritos. El 75% de ellos hacen referencia a tratamientos de bajo riesgo, es decir, nombres de clientes, de proveedores, nóminas, etc., entre otros aspectos. El 90% de sus responsables son pymes, potenciales usuarias de Facilita RGPD.

El propósito final de la Agencia es conseguir que la pequeña y mediana empresa cumpla con la norma sin que ello se convierta en una dificultad más en su día a día. De esta manera, la herramienta en cuestión se convierte también en punto de apoyo para que el pequeño empresario pueda conocer de forma sencilla las implicaciones y los cambios que supone esta nueva legislación.

Nuestro país es el único Estado europeo que ha puesto una aplicación de este tipo a disposición del público por lo que, en la próxima reunión del grupo de trabajo de esta materia  la AEPD ofrecerá este sistema al resto. Por otra parte, para aquellas pymes que manejan datos de mayor sensibilidad, la AEPD está desarrollando diferentes materiales que todavía no están a disposición general.