Cómo reclamar el cobro de una deuda impagada

Existen varias maneras para solicitar formalmente el cobro de una deuda, aunque es importante para el acreedor conocer las claves de este proceso y los riesgos asociados.

Cobrar una deuda es un proceso que tiene más incidencias de lo que parece, hasta el punto de que muchas de ellas, una vez expiran los plazos y los compromisos marcados, terminan en un proceso judicial que, normalmente, nadie desea. Para conseguir una mejor gestión de las deudas impagadas, lo más conveniente es buscar el asesoramiento de profesionales especializados, que favorece un mejor ratio de éxito en el cobro de deudas, de manera que, a largo plazo, no afecte negativamente a la gestión de la liquidez.

¿Qué es el recobro de deudas?

El recobro de deudas es un proceso que inicia un acreedor con el fin de obtener el pago de una obligación pendiente por parte de un deudor. Este procedimiento implica acciones destinadas a recordar y facilitar el cumplimiento de la deuda, que incluyen desde comunicaciones amistosas hasta medidas más formales. El objetivo del recobro es asegurar que se cumpla el acuerdo de pago, ayudando a restaurar el equilibrio financiero entre las partes involucradas.

¿Cómo afecta un impago a mi empresa?

El retraso o el incumplimiento de las deudas pueden tener serias repercusiones en la liquidez de tu empresa. Las deudas no saldadas son responsables del 25% de las quiebras empresariales. Además, un solo deudor significativo puede limitar gravemente tu capacidad para operar y hasta poner en riesgo el futuro de tu negocio.

Ejemplos del impacto de las facturas impagadas en tu negocio

Para comprender cómo los impagos pueden afectar la salud financiera de una empresa, se deben analizar algunos escenarios, donde se ilustran la relación entre las deudas pendientes, la facturación necesaria y el margen de beneficio, destacando la importancia de mantener un flujo de efectivo positivo y una gestión financiera eficaz. 

• Por ejemplo, para compensar un pago pendiente de 10.000 €, necesitarías generar una facturación adicional de 66.667 € si tu margen de beneficio es del 15%. 
• En otro caso, si tienes un pago pendiente de 25.000 €, tu empresa tendría que alcanzar una facturación adicional de 125.000 € si su tasa de margen de beneficio es del 20%.

¿Se pueden cobrar deudas incobrables?

Conseguir cobrar la deuda que mantiene un cliente moroso es posible pero, desde luego, no resulta sencillo. Uno de los principales problemas es localizar al deudor, cuyos datos bancarios o domiciliarios pueden haber variado. Además, es probable que, una vez localizado, no responda a las llamadas o a otro tipo de notificaciones que se le hagan. De este modo, se complica sobremanera la posibilidad de cerrar un acuerdo amistoso con él para el cobro de deudas de cualquier tipo. También cabe la posibilidad de que, aunque se logre comunicar con él, se declare insolvente o que, directamente, se niegue a pagar la deuda existente. En definitiva, que el cobro de impagos está sujeto a multitud de riesgos para la entidad a la que se le debe el dinero. 

Cómo cobrar deudas antiguas

Es importante entender que todas las deudas tienen un plazo específico antes de considerarse “prescritas”. Hasta que llegue esa fecha, la antigüedad de la deuda no es un impedimento para intentar su cobro. Generalmente, los plazos y limitaciones para la recuperación de deudas están determinados por la legislación estatal y comienzan a contarse desde el momento en que el deudor incumple con el pago. Si ya has realizado intentos de cobrar una deuda antigua sin éxito, lo más aconsejable es buscar la ayuda de profesionales.

Pasos a seguir para el recobro de una deuda

Toda deuda tiene una fecha límite a partir de la cual se la considera prescrita, pero, hasta llegar ese momento, es lícito que el acreedor intente cobrar el dinero que tiene pendiente. En España, la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000 desarrolla el Procedimiento Monitorio. Se trata de un procedimiento judicial para el recobro de impagados y la reclamación de deudas sin límite de cuantía, que intenta erigirse como una herramienta ágil, eficaz y sencilla para gestionar con éxito el proceso de recuperar una deuda no cobrada. Además del procedimiento monitorio, existen otras opciones a considerar para el recobro de deudas:

• Procedimiento cambiario: Se utiliza cuando la deuda está respaldada por documentos como letras de cambio, pagarés o cheques que han sido devueltos por falta de pago. Es un mecanismo específico que permite reclamar deudas de manera más directa cuando hay documentos que respaldan la obligación.
• Procedimiento declarativo: Puede clasificarse como verbal u ordinario, dependiendo del monto que se esté reclamando. A diferencia del anterior, los procedimientos declarativos suelen ser más largos y costosos, ya que implican la celebración de un juicio. Este método es más adecuado para casos en los que se requiere una resolución judicial debido a litigios más complejos.

Para iniciar un proceso monitorio es importante:

Aportación de documentación

Aportar al órgano judicial correspondiente los documentos que sirvan como principio de prueba en relación a la deuda, ya que, si una deuda no está bien documentada, será casi imposible iniciar un proceso de reclamación formal. Lo más frecuente es entregar facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax o cualquier otro documento que documente la deuda existente entre acreedor y deudor.

Contactar con el deudor para reclamar el impago

Que puede llevarse a cabo por teléfono o por burofax. Es importante para agilizar el proceso que en este tipo de comunicaciones el moroso reconozca el importe de la deuda. En cualquier caso, si esta es inferior a los 2.000 euros, este contacto puede llevarlo a cabo el acreedor sin necesidad de contar con la intervención del abogado ni, tampoco, del procurador.

¿Cuál es el plazo que tiene el deudor para pagar la cuantía?

Una vez se presenta una demanda formal para el cobro de una deuda y el secretario judicial la admite, el deudor dispone de un plazo de 20 días hábiles para realizar el pago. Si esto ocurre, el procedimiento se da por finalizado, pero si no lo efectúa y el deudor no se presenta en el juzgado, se procederá al embargo de sus bienes.

¿Cómo se presenta la demanda para recuperar una deuda?

Para presentar la solicitud inicial en un procedimiento monitorio hay que utilizar los formularios del Consejo General del Poder Judicial publicados en el Boletín Oficial del Estado. Esta solicitud tiene que estar firmada por quien la presente, aportando un poder notarial si lo hace en nombre de una sociedad. También es obligatorio acompañar una copia tanto del formulario como de los documentos acompañados para su entrega al demandado. En el formulario deben constar con la mayor precisión posible los datos que se conozcan del demandado, como su domicilio y su DNI/CIF. La solicitud inicial del procedimiento monitorio debe presentarse ante el Decanato o Servicio Común de Registro y Reparto del domicilio o residencia del demandado, quien lo remite al Juzgado de Primera Instancia que por turno corresponda.

Otras formas de cubrir o recuperar una factura impagada

La mejor alternativa para evitar caer en un impago de deudas es contratar un seguro que ayude a evitar estas situaciones. Entre las pólizas que se comercializan más indicadas para este tipo de incidencias, cabe citar:

• Seguro de impago: que cubre las deudas adquiridas por un cliente durante su periodo de vigencia.
• Seguro de crédito para empresas: que protege a cualquier entidad frente a los costes que se derivan del impago de sus créditos comerciales.
• Seguros de fianzas:  que cubren al tomador, en este caso, un exportador, frente al riesgo de ejecución indebida de una fianza.
• Recurrir a una empresa de recobro: que hace de intermediaria entre el acreedor y el deudor para el cobro de una deuda.

Características del cobro de impagados de forma extrajudicial

Además de la vía judicial, existen los procesos extrajudiciales, a través de los cuales un acreedor puede intentar recobrar los impagos de sus deudores. Este tipo de procesos se pueden desarrollar de forma amistosa o por vías más contundentes, sin tener que llegar a recurrir a una demanda judicial. Estos procesos suelen tener una importante tasa de éxito si el acreedor conoce bien al deudor, ya que puede comunicarse con él, averiguar los motivos por los que no se ha abonado una deuda y pactar una fórmula para su cobro.

¿Cuáles son las tarifas para cobrar deudas?

El precio del servicio de cobro de deudas puede variar según varios factores, como el tipo de deuda, el monto adeudado, la agencia o profesional que se contrate, y la región en la que te encuentres. Por lo general, las tarifas para cobrar una deuda oscilan entre el 25% y el 50% del valor del préstamo.

Ventajas e inconvenientes del cobro de impagos

Aunque muchos procesos de recobro de impagados tienen éxito en la recuperación del dinero que se adeudaba, también es cierto que algunos de ellos se demoran demasiado en el tiempo, requiriendo más recursos y atención del acreedor de lo que es necesario. Por ello, existen compañías que terminan delegando el cobro de impagados en una empresa de recobro para, por lo menos, minimizar los efectos negativos que puede llegar a tener este hecho en la gestión del capital circulante.

Errores comunes al poner una demanda de cobro de deudas

En cualquier caso, antes de iniciar un proceso de cobro de deudas, es importante tener presente algunos errores que, con frecuencia, se pueden cometer, como acosar indebidamente al deudor, poner una demanda sin pruebas reales, cometer injurias a través de internet, agredir físicamente o insultar al deudor.

Desde Cesce, con la contratación de nuestro seguro de crédito para empresas podemos ayudarte a evitar los impagos de tus clientes.

Esta información se comparte en Asesores de Pymes por la relevancia para las empresas españolas. No necesariamente los productos y servicios que se recomiendan en este blog son ofrecidos por Cesce. Para conocer en detalle el portafolio de productos que ofrece la compañía, puede hacerlo entrando en cesce.es.