Así se hace una presentación de éxito

Mejorar las presentaciones bien puede estar entre esos retos de eficiencia que casi todos nos hacemos a la vuelta de vacaciones. Sin duda es uno de los propósitos que más puede aportar a su empresa y a nivel personal. Una buena presentación puede ser una excelente estrategia para conseguir nuevos clientes, más negocio y, en el ámbito personal, incrementar la imagen de marca de cualquier directivo.

Como todo proceso de aprendizaje o perfeccionamiento, la mejor forma de aprender es fijarse en los mejores. Y sin duda, si buscamos buenas referencias para realizar presentaciones de éxito hay un sitio que no podemos perdemos: TED . Las charlas TED son famosas en el mundo entero y en algunos sitios, como este  o este  que enlazamos dan claves y consejos para conseguir esas exitosas presentaciones. Y sí digo fijarse en charlas TED porque para que una presentación sea atractiva e interesante hay que empezar por desterrar aquello de: tengo que hacer un Power Point.

Lo que realmente hay que hacer es transmitir unos conocimientos o unas ideas a una determinada audiencia y de la forma más atractiva posible. Aunque muchos no lo sepan, hay vida más allá del Power Point cuando se habla de presentaciones. Es cierto, que esta herramienta de Microsoft, por ser la que todos tenemos preinstalada en nuestros ordenadores, es la más recurrente. Sobre todo si no se está acostumbrado a hablar en público. Pero lo que a priori es un beneficio, la facilidad de uso que ofrece

Power Point también puede ser un inconveniente

Y es que, todo el mundo se conoce sus diseños predeterminados, sus recursos gráficos y sus estilos hasta tal punto que pueden resultar incluso aburridos. Si el objetivo de una presentación es ser muy innovador no está de más bucear por otras herramientas, como Prezi, Keynote, Haiku Deck, Emaze, y otros. También útiles para buscar nuevas propuestas de diseño aunque finalmente se ejecuten en PowerPoint.

Elegido el soporte, hay que centrarse en lo más importante: el contenido. Para empezar con buen pie hay que conocer el público que va a escuchar la presentación. En función de su perfil, sus conocimientos, y su predisposición a escucharnos (voluntaria o no) debemos construir un discurso u otro. Pero sea quien sea el destinatario, lo que está claro es que siempre preferirá escuchar cosas noticiosas antes que aburrirse con temas archiconocidos.

Por eso, hay que limitar la información de contexto e ir al grano y a lo nuevo. Una buena forma de enfocar cualquier presentación es ponerse en el lugar del receptor y pensar ¿qué me gustaría conocer a mí sobre este tema que no sepa? Olvídese de contextualizar lo que es cultura general y ya sabe todo el mundo.

Por ejemplo, si alguien va a hablar de los secretos de la Torre Eiffel, sobra contar la historia de París o los problemas de Francia en el momento de su construcción.  Lo que importa es qué paso entre esos espectaculares hierros. Lo de enrollarse en las presentaciones es un defecto tan natural como el respirar. Así que algunos gurús como Guy Kawasaki se han esforzado en algunas pautas para indicarnos por donde debe ir la presentación más eficiente.

Entre ellas, la conocida Regla 10/20/30, que significa: 10 diapositivas expuestas en 20 minutos y con tamaño mínimo de la letra de 30 puntos. A veces, las exigencias del guion piden extensiones más largas.

Entonces, hay que tratar de acercarse lo máximo posible a estas proporciones y recordar la Regla del 20. A partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso pasado este tiempo hay que intentar imitar a los buenos guiones de cine y hacer algún quiebro: cambiar un poco la forma, el fondo cualquier estrategia que permita volver a despertar el interés del público.

La estructura del contenido también puede ligarse a una de estas reglas básicas:

Regla del 3. Que aconseja estructurar las presentaciones en solo tres partes: introducción, desarrollo y desenlace. En este punto conviene recordar que cuanto más impactante, gráfica y personalizada sea la introducción mayor efecto gancho tendrá en la audiencia. Las charlas TED y las presentaciones americanas en general son un buen ejemplo de estas técnicas.

Las nuevas teorías de storytelling o aplicación de la estructura de los cuentos a los mensajes empresariales van en la misma línea: tratar de emocionar a los asistentes. Incluso si hablamos de física cuántica podremos encontrar una historia real que nos sirva como herramienta para sensibilizar a la audiencia.

Si vamos a plasmar esta historia y todo su desarrollo en un Power Point o similar conviene tener presente que esta herramienta solo es un guion, no el atril del discurso que vayamos a dar. Nunca debe leerse y por ello hay que se conciso. Ayuda aplicar otra regla la del 7×7, que dice que no debe haber más de 7 líneas de texto por diapositiva y no más de 7 palabras en cada línea. ¡Revise su último Power Point y verá que risas! En las presentaciones menos es más. Así que hay que huir de la saturación.

Apueste por imágenes de calidad (y no las predefinidas de Power Point) para humanizar los mensajes. Si hay datos, deben dominar sobre cualquier otra información. Uno de los mejores maestros en esto de ajustar contenidos en las presentaciones es Garr Reynols. Él aconseja incluso apostar por un dato por diapositiva, aunque esto, tal vez, se pueda usar solo en casos muy excepcionales y es de difícil aplicación entre los poco avezados en este arte.

No caben en este post el resto de sus consejos, pero los interesados pueden consultarlos en el link antes indicado. Otro tema de forma que no hay que dejar pasar de largo en cualquier presentación es el del color. Cuando se trata de una empresa no hay dudas, se impone utilizar la gama de colores institucionales. Para las presentaciones personales también hay que cuidar este tema.

Los colores tienen su propio lenguaje y transmiten por sí mismos

Por ello hay que optar por ser lo más elegantes posible y lo más cercano a lo que queremos transmitir a la audiencia. Todo este trabajo para cuidar una presentación podría quedar en papel mojado si la representación de la misma no se ejecuta con corrección, con el tono de voz adecuado, los gestos precisos, la vestimenta oportuna, pero eso ya es materia de otro post.