07 oct 2014

Cómo planificar el trabajo diario

No tengo tiempo de nada o Me tengo que llevar trabajo a casa. Estas dos frases, y otras similares, se repiten con frecuencia en el mundo laboral. ¿Acaso es imposible manejar el volumen de trabajo dentro de la jornada? La respuesta a esta falta de tiempo es una mala planificación.   Autodiagnóstico Lo primero que hay que hacer es un autodiagnóstico. Para comenzar conviene tomar como unidad de medida la semana laboral y, a continuación, iniciar un cuidadoso proceso de disección del día por tramos horarios. Son muchos los factores que influyen en el uso del tiempo. Entre ellos están las características especiales de las funciones que se desempeñan o el estilo de trabajo (que puede ser constante, con puntas estacionales, individual o en equipo, con autonomía o delegación de responsabilidad). También influyen otros como la cultura de la organización, que puede más o menos estar volcada en métodos de gestión tan diferentes como la orientación a resultados, a una mayor competitividad, o a la colaboración. Una herramienta muy útil para planificar es la fijación de objetivos: saber con exactitud cuándo se tienen que hacer las cosas ayudar a saber cuándo empezar, cuánto tiempo deben durar y cuándo deben darse por finalizadas. Por eso, es importante concebir prioridades, y que éstas sean consecuencia lógica tanto de las necesidades del negocio como de la disponibilidad personal de tiempo de cada uno. Las primeras horas de la mañana son las más valiosas para el trabajo, las que mejor se aprovechan, y en las que el rendimiento es superior. Por ello conviene utilizarlas para hacer las tareas más pesadas y que requieran mayores dosis de concentración. Las horas más próximas al almuerzo son muy útiles para realizar las llamadas de negocios que estén pendientes. Y justo después de la comida, no es el instante más conveniente para estudiar informes o hacer balances, pero sí para mantener reuniones con el equipo.   Otras acciones Un ejercicio sencillo consiste en anotar con detalle los propósitos y contenidos de las diferentes llamadas telefónicas efectuadas durante la semana, el tiempo empleado en leer y contestar el correo, los informes, la duración de las conversaciones tanto con clientes como con proveedores o bancos... y si todo ello ha resultado provechoso. Así, cuando se revisen, se podrá determinar qué operaciones han sido superfluas, cuáles ocuparon más tiempo del necesario, cuáles han resultado improductivas, qué actividades se podían haber estructurado en otro mejor momento, qué periodos del día han sido los más productivos, y a qué tareas se les debería haber dedicado más tiempo. En el trabajo diario es pertinente hacer una lista de las cinco o seis tareas más urgentes y comenzar por la primera, centrarse en ella, y llevarla hasta el final. Luego se pasa a la segunda, y así sucesivamente. De este modo, aunque al rematar la jornada sólo se hayan podido completar dos o tres, al menos habrán sido las más importantes. También hay que asegurarse de que se disponen de los recursos humanos y materiales necesarios para efectuar la tarea, y que las personas que deben participar en la gestión de proyectos entiende a la perfección los objetivos y cómo alcanzarlos.

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