11 feb 2021

Cinco consejos para convertir tu evento presencial en uno virtual

Uno de los sectores que la pandemia ha puesto patas arriba es el de la organización de eventos. Tanto es así que ha dificultado en gran medida la mera celebración de cualquier acto empresarial que requiera de presencia física. Vaya por delante que, de momento, la Covid no ha terminado con la presencialidad, pero sí que exige a las firmas que organicen cualquier acto una serie de requisitos de obligado cumplimiento, como tests PCR, distancia social y limitación de aforos.

En otras palabras, sigue siendo posible realizar actos con presencia física de personas, pero hacerlo supone una gran dificultad. Además, es muy posible que el cumplimiento de todas las medidas de seguridad no evite que gran parte del público se quede en su casa ante el temor a ser contagiado.

Por ello, la mejor manera que este sector tiene para sobrevivir es a través de la transformación digital. También es el mejor camino que las empresas que recurren a los eventos para dar a conocer negocios o nuevos productos pueden seguir. De esta forma, esta herramienta idónea para el networking y la gestión comercial y de marketing seguirá dando buenos resultados.

Es obvio que el cambio de físico a online no es sencillo. Pero conviene tener en cuenta dos aspectos: los eventos digitales ya existían antes de que el virus lo trastocara todo y no deben ser vistos como un mal menor ante las dificultades que existen ahora para organizar un acto presencial.

Muy al contrario, los eventos en remoto son una excelente opción, ya que permiten llegar a un mayor número de usuarios, lo que eleva las opciones de obtener mayores rendimientos de la mera organización del acto digital.

¿Exagerado? Nada de eso. La asistencia a un evento presencial supone un esfuerzo, económico y de tiempo, que muchas personas no estaban dispuestas a realizar. Por el contrario, en un evento de carácter digital no existen la mayoría de estos problemas, ya que la tecnología puede acercar a todo el mundo a cualquier lugar.

Por todo ello, los nuevos negocios deben tener en cuenta que los actos digitales tienen más ventajas para los organizadores, ya que acerca a un mayor número de posibles usuarios, lo que facilita su captación y, sobre todo, su fidelización. Y es que a la ventaja que supone que puedan asistir personas ubicadas en cualquier lugar del mundo, se une que no hay limitación en el número de asistentes, lo que no ocurre con los eventos presenciales que deben respetar el aforo del lugar donde se celebren. Y por si falta algo, los eventos online también son más baratos (no hay que pagar por el alquiler del local, el catering o los equipos audiovisuales, como micros, altavoces y proyectores), facilitan la medición de su impacto (visionados, compartidos en redes sociales, etc.), dan al oyente la opción de volver a verlo cuantas veces quiera, y son más creativos al contar con el apoyo de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes.
 

Una vez comprobadas las importantes ventajas que los actos online tienen sobre los presenciales para empresarios y emprendedores, llega el momento de conocer qué es lo necesario para transformar con éxito un evento físico en uno digital.

Transmitir en vivo

Webinar es la transmisión en vivo a través de vídeo digital de todo tipo de acciones. Pues bien, a la hora de organizar un evento digital jamás se debe ignorar la necesidad de que este sea retransmitido en directo por una plataforma potente. Para ello no hace falta contar con un gran presupuesto, ya que existen herramientas gratuitas como YouTube Live que abren el abanico de influencia de cualquier acto digital sin coste alguno.
No obstante, si se quiere dar una imagen más exclusiva a la hora de aprovechar la vía del streaming en nuestro beneficio, se puede recurrir a productoras especializadas que por un coste bastante razonable ofrecen un mejor servicio.

Dividir el evento

Antes de dar a conocer cualquier acto se debe dividir, incluso en varias jornadas, para facilitar la asistencia de los interesados. También hay que valorar que hay sesiones que son imprescindibles que sean en directo, pero otras no tienen por qué serlo. En ese caso, lo más interesante es grabar las exposiciones para que los usuarios puedan recurrir a los archivos en cualquier momento.

Aprovechar lo que ya funciona en la organización de eventos tradicionales

En los actos presenciales siempre hay que tener especial cuidado con la elección de los ponentes y en llegar a acuerdos con ellos sobre los temas a tratar y la duración de su intervención. Lo mismo es aplicable al ámbito digital.

Tener en cuenta la idiosincrasia de que el evento es online

Igual que hay aspectos que son idénticos en la organización de eventos independientemente del canal que se elija para su celebración, hay otros que no al ser propios del terreno digital. Uno de ellos es el marketing. De ahí que a la hora de promocionar un evento online sea interesante apoyarse en el email marketing, hacer publicidad digital (invirtiendo en las redes sociales donde esté el público objetivo) y contratar a influencers para dar visibilidad al evento.

Fomentar la participación

Por último uno de los objetivos que cualquier evento debe conseguir es convertir a los oyentes es participantes en aras de enriquecer la experiencia. Por ello hay que fomentar que intervengan en las exposiciones. Y como estamos en un evento digital, nada mejor que habilitar chats o crear juegos sencillos que animen a intervenir. También se pueden ofrecer regalos a los que más aporten para motivar a todo el mundo.

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