02 oct 2014

¿Cuándo debo recurrir al outsourcing?

El outsourcing es una palabra que se puso de moda hace más de una década. Pero que, a pesar del paso de los años, sigue despertando muchas incertidumbres. En el mundo de las pymes y los emprendedores también ocurre. Para la mayoría, es muy difícil conocer el momento concreto en el que es necesario dar el paso y buscar un proveedor. Una vez definida esta situación, se llega a otras todavía más complejas: ¿externo o interno? ¿colaborador o empleado fijo? ¿Qué hacer? Con la intención de dar respuesta a estas preguntas típicas que surgen siempre en todas las empresas, les proponemos estas pautas a seguir para no equivocarse en estas importantes decisiones.

¿Qué ayudará más al negocio? Los empresarios siempre buscan que una empresa sea escalable. Es decir, que sea capaz de crecer y cambiar de tamaño. Esos incrementos vienen muchas veces provocados por el lanzamiento de nuevos productos o por la presentación de importantes servicios. Pero eso no quiere decir que sea necesario aumentar la fuerza laboral para estar a la par con el nuevo auge de la compañía. Muy al contrario, en los procesos industriales, y en las empresas basadas en ellos, los mayores índices de crecimiento provienen de mejoras en los procesos productivos. Allí, las personas no son tan importantes. Donde sí tienen una influencia fundamental es en el campo de los servicios. En este sector, la capacidad de crecimiento de una compañía si que está directamente relacionada con el número de personas que desarrollen los mismos. Ahora bien, cuando llega ese momento, ¿qué es lo mejor? ¿Externalizar o contratar a un nuevo empleado? La respuesta es compleja. Pero todo esta relacionado con el tiempo y la velocidad. Si su negocio requiere de una solución urgente para poder seguir creciendo y se presenta una oportunidad a la que hay que agarrarse de forma veloz lo mejor es buscar los recursos fuera de la casa. En otras palabras: practicar el outsourcing. En la actualidad existen firmas especialistas en casi todo lo que una empresa necesite. Por lo que esta solución será mucho más ágil que todo el proceso burocrático y de formación que conlleva una contratación. En cambio, si su firma no tiene tanta prisa y  tiene un ritmo de crecimiento sostenido en el tiempo, lo mejor es incrementar la fuerza laboral a través de contrataciones que aumenten la plantilla. De esa forma, tendrá mayor control sobre cualquiera de los pilares sobre los que quiera sustentar su futuro económico.

¿Se puede crecer con colaboradores externos? Sin ninguna duda. Contar con servicios que se sirven desde el exterior no quiere decir que estén peor realizados que si se hicieran dentro de la misma compañía. Lo que sí ocurre es que en el caso de los contratos firmados con proveedores ajenos al negocio se debe tener cuidado. Lo más importante es levantar un muro de confianza y fomentar relaciones a largo plazo. En el caso concreto de las pymes, lo fundamental es que algún directivo audite de forma directa todos esos productos o servicios que están subcontratados. Por otro lado, una relación con compañías externas puede ser muy beneficiosa para el negocio. Y es que al ser especialistas en una materia, estos proveedores pueden ser foco de información importante para el negocio.

¿Cuándo es el momento de contratar a un proveedor? El día y la hora señalados en los que un emprendedor tiene la obligación de salir a la calle y buscar a un proveedor de productos, procesos o servicios es cuando compruebe que la empresa no tiene empleados disponibles para realizar esa tarea. También tiene que estar atento a esos momentos en los que la demanda fluctúe y necesite de un incremento o un descenso de un bien determinado. En las épocas donde es difícil hacer previsiones, es mejor no amenazar a la estructura de la compañía. Un último caso sería cuando el trabajo en concreto requiera de una habilidad especial de la que la compañía carece.

¿Cuándo debo contratar a un empleado a tiempo completo?  Esta decisión no tiene nada que ver con el tamaño de una organización sino con los márgenes de beneficio. Si los costos de contratación, seguros, etc. le dejan un margen de beneficio del mínimo del 50% sobre el trabajo a realizar, entonces firme. Si no, olvídelo. ¿Exagerado? Para nada. Muchos empresarios se olvidan de que a los beneficios no hay que restarle solo la partida de costes de personal, también hay que tener en cuenta lo que cuestan los materiales, la luz, la oficina, etc. Por tanto, solo cuando todas esas operaciones siguen  arrojando un resultado positivo que ronde el 15% uno se puede permitir aumentar la plantilla. Si no se alcanza esa cifra es mejor mantenerse con los proveedores externos, cuyos costes no son para nada fijos y se puede prescindir de ellos en cualquier momento.

¿Existe un porcentaje ideal entre empleados y contratos externos? Todo depende de las circunstancias particulares de cada empresa, pero los expertos hablan de un máximo del 30% de servicios externalizados para no perder el control de la situación. También se dice que cuando la carga de trabajo alcance el 85% de la capacidad total es un buen momento para empezar a buscar fuera o para incrementar lo que ya se tiene. De esa forma se evitan los problemas que siempre tienen lugar para llegar a satisfacer los picos de demanda.

¿Les importa a mis clientes que lo que se vende lo haga alguien externo al negocio? En unos tiempos donde la sociedad compra productos de marca blanca en los que es imposible (en muchos casos) saber quién está detrás de ellos, la verdad es que la respuesta lógica a esta pregunta sería que no. A los consumidores (a veces) parece que les da igual todo con tal de que sea barato. Pero esto no es una verdad inmutable. Si en su sector prima la calidad, su público sí que querrá que la garantía de la firma esté detrás de todo. Así que lo mejor es tener una red de outsourcing fiable para que usted pueda ofrecer siempre los mayores estándares de calidad. Y si no, contrate a trabajadores. Así estará más seguro de que lo que pone en circulación es lo que realmente tiene que llegar al consumidor.

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