Productividad antes, durante y después de las reuniones de empresa

 Ya contamos hace unos meses la importancia de las reuniones, una actividad a la que muchas empresas dedican un porcentaje amplio de la jornada laboral sin que eso signifique necesariamente que todo ese tiempo está bien invertido. En ocasiones, el problema radica en un exceso de las mismas, y en otros en un cúmulo de errores de planteamiento. Por eso es importante tener claros ciertos principios a aplicar durante las reuniones, y antes y después de las mismas.

"Cuando un directivo dedica más del 25 % de su tiempo a reuniones es que se organiza mal" -Peter Drucker  

Antes de la reunión: NO a la rutina sin agenda específica

  Debemos evitar que las reuniones se conviertan en un recurso rutinario. Por el contrario, deben tener un propósito claro, que no varíe a última hora. Y sobre todo, muy importante: la lista de convocados a las mismas debe ser coherente con dicho propósito (en base a la relación de sus funciones y/o capacidad decisoria dentro de la empresa con el tema a tratar), y cada uno de ellos deberá tener clara cuál debe ser su aportación a la reunión (para que no tengan que improvisar y, por el contrario, puedan acudir con toda la documentación necesaria). Urge acabar con la idea de que todo el equipo debe estar presente.

Truco: Envía una convocatoria que detalle fecha y hora, lugar, formato, participantes, orden del día y sugerencia de documentación necesaria. Y, por supuesto, una estimación de duración de la reunión.  

Empezando la reunión: NO a la impuntualidad y/o la incógnita sobre la duración

  La duración debe estar condicionada por la naturaleza y cantidad de asuntos a tratar, y en la medida de lo posible nunca sobrepasar la hora de duración (y mejor limitarse a 15 - 30 minutos) para que los asistentes no pierdan la capacidad de concentración y no pierdan la mañana o la tarde, sino que puedan incorporarse a otras tareas. Para ello es fundamental que las intervenciones se ajusten al tema tratado y que se haga todo lo posible por reducir las interrupciones (esos teléfonos).

Ya existen apps que permiten cuantificar, a partir de los datos del sueldo de los asistentes, el costo/hora que una empresa ha perdido en reuniones (y en los retrasos antes de que comiencen) a lo largo de un determinado período de tiempo. Podría ser interesante probar alguna.

Truco: Dota a todas las reuniones de un moderador que establezca el tiempo dedicado a cada punto del orden del día. Y ordena restringir parcialmente las llamadas entrantes (algo muy sencillo en los nuevos smartphones).  

Tras la reunión: NO a las tareas pendientes arrastradas de una reunión a otra

  Una reunión debe facilitar el seguimiento de tareas nuevas y pendientes, así como poner en común nueva información y llegar a acuerdos. Para todo ello resulta de vital importancia una herramienta, el acta, que permite documentar con claridad las decisiones tomadas y las tareas encargadas, definiendo plazos y responsables para cada una de ellas.

La importancia que se le dé a dicho acta y a la revisión de la misma en la reunión posterior será lo que permita hacer de las reuniones una actividad productiva, que no dé pie a frustraciones ni a pérdidas de tiempo.

Truco: Tras la reunión, el moderador debe hacer llegar el acta al resto de participantes y recoger sus valoraciones sobre el transcurso de la reunión.