¿Qué es un plan de comunicación?

Hace unos meses, abordamos la cuestión de por qué las PYMEs debían contar con un plan de comunicación, incidiendo sobre todo en la importancia de gestionar adecuadamente las crisis de reputación.

Hoy vamos a ir un paso más allá, repasando los pasos fundamentales de creación de un Plan de Comunicación para  nuestra empresa. No es una guía completa ni un "haz tu propio plan en 5 minutos" -lo primero que debemos tener claro es que algo así requiere de tiempo y planificación-, pero debería servir para tomar conciencia de todos los ámbitos que debemos tener cubiertos a la hora de definir nuestra estrategia comunicativa.  

1) Analizar la empresa y su entorno

  Necesitaremos conocer los aspectos positivos y negativos de nuestra empresa, así como el entorno local y socioeconómico en el que lleva a cabo su actividad. Para ello, deberemos llevar a cabo 3 análisis diferenciados:

1.1) Análisis PEST

Evalúa los factores Políticos (normativa legal, cambios de gobierno...), Económicos (desempleo, evolución de los precios...), Sociales (evolución demográfica, confianza de los consumidores...) y Tecnológicos (impacto de las nuevas tecnologías, inversión en I+D...).

1.2) Análisis DAFO

Una vez que conocemos el entorno, debemos tener claro cómo éste interactúa con nuestra empresa. Para ello, realizaremos un análisis DAFO que permita tener claro qué Amenazas y Oportunidades nos ofrece, y con qué Debilidades y Fortalezas contamos para gestionarlas. La comunicación debe ser la herramienta con la que potenciemos los aspectos positivos y minimicemos los negativos. Una buena estrategia de comunicación puede llegar a tornar las amenazas en oportunidades.

1.3) Análisis de la competencia

Debemos identificar quiénes son nuestros competidores y qué estrategia están ejecutando.  

2) Definir los objetivos

Pensemos en los análisis del punto anterior como una forma de dotarnos de una foto a vista de pájaro del terreno por el que nos movemos: de un mapa, en definitiva. El siguiente paso es definir a dónde queremos ir a medio-largo plazo y trazar la correspondiente ruta.

Así, seleccionaremos una serie de objetivos organizacionales que deberán seguir la ´regla S.M.A.R.T.: específicos, medibles, acordados, realistas, y con límite de tiempo. Tener claro que queremos "posicionarnos como empresa líder en nuestro sector" o"mejorar nuestra presencia online" es un buen primer paso.   Tras eso, los objetivos comunicativos deben definirse en torno a los anteriores, de manera que sean la herramienta que faciliten su consecución.  

3) Definir el público objetivo

Una vez tengamos claro qué queremos comunicar, deberemos definir claramente el público o públicos al que nos dirigimos: a quién queremos hablarle. Y para ello, deberemos conocerle bien, familiarizándonos con sus hábitos de consumo e información (los medios de comunicación que consultan más a menudo, por ejemplo).  

4) Definir el mensaje

El mensaje es aquello que queremos comunicar al público que acabamos de definir. Si conocemos bien a nuestro público, podremos hallar el tono adecuado para transmitirle nuestro mensaje.   Para definir el mensaje debemos hacernos varias preguntas: ¿Sabe el público ya algo sobre nuestra idea? ¿Qué creemos que necesita saber (o no) tu público?  

5) Ejecutar la estrategia

Ahora, debemos coger todo lo anterior y diseñar su implementación práctica, con acciones concretas en los canales de comunicación que juzguemos más adecuados a nuestro público y mensaje. Importante: Llegados a este punto, debemos ser muy conscientes de limitaciones como plazos y presupuesto.   Pero... ¿entre qué gama de acciones podemos elegir a la hora de rematar nuestro plan de comunicación?  

• Relaciones públicas: eventos de presentación de productos, notas de prensa, salas de prensa virtuales...
• Marketing offline: Reparto de flyers, publicación de catálogos, campañas de buzoneo...
• Marketing online: marketing de contenidos, anuncios online, social media...

6) Medir y evaluar

Cuando hablábamos de definir objetivos, establecimos que una de sus características fundamentales debía ser que fueran ´medibles´. Las acciones para llevarlos a cabo deben cumplir con la misma premisa.   Así que, una vez puesta en marcha la campaña, toca responder a dos preguntas: ¿Se cumplen los objetivos? ¿En qué medida?