Cómo evitar que la contabilidad se convierta en una amenaza para una pyme

Una pyme, sobre todo en sus fases más tempranas de desarrollo, cuenta con unos recursos limitados, tanto en el plano económico como en relación al tiempo, por lo que sus directivos tienden a privilegiar la gestión operativa del negocio, que es lo que conocen y en lo que se sienten más cómodos, y dar de lado algunos ámbitos que no suelen ser de su agrado. Entre ellos, quizá el que más recelo levanta es el de la gestión contable, dado que, en principio, no aporta nada al crecimiento de una empresa y, al contrario, puede llegar a suponer un verdadero problema en el caso de no llevarse a cabo correctamente. Sin embargo, bien administrada, la contabilidad puede incluso suponer una ventaja competitiva para una compañía, siempre, eso sí, que cuente con los recursos necesarios para que se ejerza un control sobre ella que sea eficiente.

Con frecuencia, la contabilidad es llevada, al menos al comienzo, por el propio CEO de una pyme, creyendo que así se ahorra un coste bajo el precepto de que no será algo tan difícil. Craso error. Las obligaciones fiscales con Hacienda y los cambios más o menos frecuentes en la normativa hacen que sea prácticamente imposible para una persona que no sea profesional en la materia poder ejercer una adecuada gestión contable. Sin embargo, algunos emprendedores aseguran que no pueden permitirse contratar a un especialista financiero, bien sea un CFO o un controller, dado el elevado gasto que supone cuando la estructura empresarial es incipiente y los recursos son limitados.

En la actualidad, el desarrollo de las nuevas tecnologías ha cambiado por completo este paradigma, hasta el punto de que con un coste muy asumible, cualquier compañía, por pequeña que sea, puede disponer del mejor servicio contable posible. Y esto es gracias a las herramientas digitales especializadas en contabilidad que existen hoy al alcance de cualquier emprendedor a través del ordenador o del teléfono móvil.

Automatización en tiempo real

Los RPA (automatización robótica de procesos) están permitiendo a las pymes digitalizar muchas actividades y alcanzar unos niveles de productividad que les permiten competir casi en igualdad de condiciones con compañías mucho más grandes y asentadas. A costes muy asumibles, pueden trabajar más rápido, de un modo mucho más efectivo y con unos márgenes de error muy cercanos a cero. El siguiente paso ha llegado a través de las apps que, de manera directa, comunican a los profesionales de una compañía en todas aquellas tareas en las que están involucrados, en tiempo real y con independencia del lugar o del momento en que se encuentren.

En el caso específico de la contabilidad, estas herramientas digitales permiten automatizar la gestión de cualquier dato, desde contabilizar unas facturas hasta evaluar los recursos económicos que hay que destinar para un proyecto determinado o para un departamento. Además, muchas de ellas ofrecen, incluso, informes de análisis predictivo, que posibilitan a una pyme establecer proyecciones financieras a medio y a largo plazo que resultan clave para la posterior toma de decisiones.

De hecho, entre otras ventajas para una empresa de digitalizar la gestión contable, es posible citar:

• La agilidad para modificar los gastos en cualquier instante. Por ejemplo, si un profesional necesita dinero para concretar un viaje de negocios o para realizar un pedido urgente a un proveedor.
• Permitir al responsable financiero comprobar de manera rápida con cualquier compañero una duda contable, de cara a evitar una posible complicación posterior con Hacienda.
• De hecho, estas apps permiten a una empresa trabajar directamente en digital, favoreciendo que se puede presentar por Internet cualquier obligación fiscal de manera rápida.
• Minimizar las incidencias y potenciales errores propios de la contabilidad.
• Mejorar la productividad de la compañía, dado que se pueden destinar más recursos a tareas que aporten valor real. Por ejemplo, el CFO podrá llevar a cabo otras actividades, como análisis financieros o proyecciones económicas, que resultan de gran utilidad para tomar decisiones estratégicas operativas.
• Favorecer una mayor liquidez de la entidad para atender los pagos a corto plazo, dado que estas herramientas digitales permiten programar alarmas que saltan cuando se detecta una caída en el circulante por debajo de unos niveles determinados.
• Posibilitar que tareas contables que resultan repetitivas e, incluso, prescindibles, se automaticen.
• Permitir realizar auditorías contables con mayor frecuencia, lo que favorecerá que se puedan liberar mayores recursos económicos. Por ejemplo, es habitual que, a medida que una empresa va ganando experiencia en el mercado, disponga de más suscripciones contratadas que, con frecuencia, se siguen abonando aunque ya no se utilicen.
• Desde una óptica de eficiencia y seguridad, cabe citar que estas apps se suelen gestionar desde la Nube, lo que significa que se actualizan periódicamente, introduciendo mejoras en sus funcionalidades y, también, incorporando mejores protocolos de seguridad para evitar cualquier ataque por parte de un cibercriminal.