Asesoría y contabilidad: ¿es mejor para una empresa externalizarlas?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

El emprendedor sabe, sobre todo, acerca de la actividad nuclear de la empresa. Según la industria en la que opere, su formación, su experiencia y su agenda de contactos son claves para hacer crecer el negocio y posicionar a la entidad dentro del sector. El problema es que, con frecuencia, el profesional se concentra en aquellas materias que conoce y en las que puede aportar valor añadido, mientras que otras, con frecuencia las que conllevan una mayor carga administrativa, las desatiende, lo que puede acarrear graves repercusiones para una entidad si no se monitorizan con la suficiente vehemencia.

En esta tesitura, una opción es la de contratar personal especializado en, por ejemplo, la realización de trámites burocráticos, la contabilidad o los recursos humanos, pero al problema del coste salarial de incrementar el capital humano para tareas que, en principio, no aumentan la facturación de la compañía, se suma el de requerir un mayor espacio físico para que estos profesionales puedan desempeñar su labor. En este sentido, la otra alternativa es la de externalizar estas actividades que, en muchas ocasiones, es una posibilidad que se descarta bajo la errónea creencia de que supone un mayor coste económico.

Menores costes digitales

Además de este hándicap, contar con una empresa externa para la realización de estas actividades reduce sensiblemente los costes de adquisición que habría que asumir para utilizar un software de gestión profesional.

En el caso de estos programas, es necesario subrayar que el gasto no es solo el inicial de compra, sino que luego requiere otros costes recurrentes, como las actualizaciones, la incorporación de antivirus y sus nuevas versiones, la formación del personal de la empresa que vaya a utilizarlo, la instalación en los dispositivos conectados de la empresa que sean necesarios o, según cada caso, pagar a la entidad que lo comercializa un canon por uso.

Junto a estas cuestiones eminentemente económicas, hay que valorar otras, como que, en el caso de resultar preciso, que los proveedores también utilicen este software o que corra el riesgo de quedarse obsoleto ante un cambio de relevancia en la industria en la que opera la empresa, lo que obligaría a realizar otro desembolso importante para adquirir uno nuevo.

Panorama normativo cambiante

Por otro lado, existen ciertas materias que, de manera continua, se ven abocadas a nuevos cambios legislativos, lo que exige una disciplina muy rigurosa en el profesional para estar versado y actualizado. Si no se logra, el riesgo es mayúsculo ya que, en el mejor de los casos, la compañía podría recibir una sanción administrativa, en tanto que en las situaciones más contrarias podría incluso verse inmersa en una denuncia judicial.

Por ello, contar con el soporte de una empresa experta garantiza que se estará permanentemente al tanto de cualquier novedad legislativa que impacte en la empresa, y que se dispondrá de un escudo legal en el caso de que ocurra alguna incidencia.

Desde el punto de vista económico, evita tener que estar invirtiendo en la formación continua de profesionales en materias que no aportan valor a la actividad, por ejemplo, en la asistencia a congresos, eventos o webinars.

Mejora de la reputación

Evitar sanciones administrativas o controversias con terceras partes es, indudablemente, una manera de trabajar de forma activa en la imagen externa de la empresa. Apostar por entidades especializadas para temas de asesoría y administrativos supone un apoyo decisivo para garantizar una mayor tranquilidad a los gestores de la empresa que, de este modo, pueden dedicar sus esfuerzos por completo a mejorar los resultados operativos del negocio.

Esta tranquilidad supone, en el largo plazo, una mayor garantía para incrementar la reputación ante clientes y proveedores, lo que ya no solo significa mayores ventas sino aumentar la propia valoración financiera de la entidad gracias a esos valores intangibles que los analistas profesionales cada vez tienen más en cuenta.

Además, contar con empresas especializadas en materias como la contabilidad o los recursos humanos permite a los emprendedores disponer de un soporte muy importante para resolver cualquier duda que, en un momento dado, les pueda surgir. Por ejemplo, si existe alguna pregunta relacionada con un determinado impuesto, un especialista contable de la firma que se tiene contratada pondrá luz de manera rápida, dando seguridad y tranquilidad, y evitando que se tenga que recurrir a soportes como internet o a textos normativos en los que el emprendedor puede sentirse más a disgusto.