Algunas deducciones infrautilizadas por las pymes que pueden aliviar su carga financiera

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

España tiene un sistema fiscal complejo, y las pymes suelen enfrentarse a él con dos grandes limitaciones: falta de tiempo y falta de asesoramiento especializado. Esto deriva en un fenómeno silencioso: muchas pequeñas y medianas empresas pagan más de lo que deberían simplemente porque no saben que ciertas deducciones existen o que pueden aplicarlas sin riesgo. En un entorno donde los márgenes se estrechan y la competencia aumenta, optimizar la factura fiscal no es opcional, es estratégico. Y sin embargo, gran parte de las deducciones disponibles pasan desapercibidas por diversos motivos:

• La pyme no identifica ciertos gastos como deducibles. Muchos gastos se consideran ambiguos y el empresario, por prudencia, decide no incluirlos. En la práctica, Hacienda permite más de lo que se cree siempre que esté bien justificado.
• Se desconoce la existencia de deducciones autonómicas y sectoriales. Dependiendo de la comunidad autónoma, pueden aplicarse incentivos que no figuran en manuales generales ni aparecen en conversaciones habituales con asesores contables generalistas.
• Falta de integración entre contabilidad y estrategia. La mayoría de deducciones solo se aprovechan si se planifican con antelación. Una pyme que piensa en fiscalidad solo al final del año llega tarde a buena parte de los beneficios.

La buena noticia es que existen deducciones completamente legales, estables y accesibles que pueden empezar a aprovecharse desde ya. Y no requieren grandes conocimientos, sino organización y una visión más estratégica.

Deducciones poco explotadas que pueden marcar una diferencia

Estos son algunos incentivos fiscales que muchas pymes desconocen o usan de manera insuficiente:

• Deducción por inversiones en ahorro energético. La transición energética abre deducciones relevantes para empresas que instalan luminarias LED, aislamiento térmico, sensores de presencia o mejoras en climatización. No son solo gastos deducibles: algunas actuaciones permiten aplicar deducciones adicionales por eficiencia energética. Muchos negocios no lo saben, pero un pequeño ahorro energético puede traer un ahorro fiscal doble.
• Reducciones por contratación de determinados perfiles. Contratar personas mayores de 45 años, parados de larga duración o jóvenes con ciertos perfiles da acceso a bonificaciones en las cotizaciones y deducciones fiscales. Se trata de beneficios que, combinados, pueden suponer miles de euros. Sin embargo, muchas pymes se centran en el coste salarial inmediato y no consideran el impacto fiscal positivo.
• Deducción por publicidad digital y presencia en nuevos mercados. La publicidad tradicional se deduce, pero muchos empresarios desconocen que campañas en plataformas digitales, creación de webs y estrategias de internacionalización digital pueden generar deducciones autonómicas adicionales. Comunidades como Madrid, Cataluña o Comunidad Valenciana tienen incentivos específicos que suelen quedar sin utilizar.
• Incentivos por formación y recualificación del equipo. La formación bonificada se usa, pero la formación no bonificada también puede deducirse siempre que esté vinculada al negocio. Cursos de software, idiomas, marketing digital, herramientas financieras… Muchos empresarios no consideran esto una deducción estratégica cuando en realidad reduce la base imponible de forma directa.
• Deducción por inversiones en elementos reutilizados o reacondicionados. La economía circular empieza a colarse en la fiscalidad. En algunos territorios, adquirir equipos reacondicionados, mobiliario restaurado o maquinaria renovada permite aplicar deducciones extra que no existen para productos nuevos. Además de ser más barato, el incentivo ambiental lo hace más rentable fiscalmente.
• Gastos por trabajo en remoto. Si una empresa permite teletrabajo, los gastos destinados a facilitarlo —software, equipos, licencias, conexiones, herramientas de comunicación— pueden deducirse en mayor medida de lo que la mayoría cree. El error común es no separar ni documentar correctamente estos gastos, perdiendo una deducción legal y fácil de justificar.

Estas deducciones no son trucos, sino herramientas perfectamente reconocidas por la normativa. Su mal aprovechamiento es, básicamente, un problema de información.

Cómo aprovechar estas deducciones de forma segura y práctica

Para sacar partido a estas oportunidades fiscales sin riesgo, la pyme debe adoptar una metodología clara y continua, siguiendo estas recomendaciones:

• Documentar absolutamente todo. La clave para que Hacienda acepte cualquier deducción es la justificación documental: contratos, facturas, informes, capturas de procesos, descripciones de actividades. Mantener un archivo digital ordenado ahorra miles de euros en sustos.
• Integrar la fiscalidad en la planificación anual. La optimización fiscal no se improvisa en diciembre. Debe planificarse cada trimestre, revisando gastos y proyectos que podrían ser elegibles. Las empresas que hacen esto bien suelen reducir su carga fiscal entre un 8% y un 15% anual.
• Revisar incentivos autonómicos cada año. Las comunidades autónomas actualizan sus deducciones con bastante frecuencia. Un cambio aparentemente menor puede representar miles de euros de beneficio fiscal.