En qué se diferencia una factura de una factura proforma

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Cualquier factura que emite una empresa tiene el carácter de un documento comercial y mercantil, ya que recoge la compra (y la venta) de un determinado bien o servicio. Al tratarse de un documento formal, debe responder a una serie de preguntas en relación a la actividad que se ha producido entre cliente y vendedor, como el qué, el quién, el cómo, el cuándo, el dónde y el por qué. Una factura debe tener plena validez legal y fiscal, es decir, que llegado el caso, se considera prueba física y tangible de la operación comercial que ha tenido lugar entre dos partes.

Toda empresa o autónomo tiene que emitir facturas por la venta o cesión de sus productos o servicios a un tercero. De cara a nuestra relación con Hacienda, una factura actúa como un justificante fiscal que incluye todos los impuestos correspondientes a la actividad que se ha prestado, siendo habitualmente el más importante por cuantía el IVA, seguido del IRPF.

El papel de la factura proforma

La factura proforma es una factura provisional que el vendedor entrega a su cliente y en la que se recogen los detalles de la futura actividad comercial que se producirá. Al igual que ocurre con una factura ordinaria, debe incluir las condiciones para justificar el intercambio comercial, así como el precio y los impuestos que conllevaría. Es importante reseñar, y esta es quizá la principal diferencia entre una factura proforma y el resto, que no tiene valor fiscal ni contable. O, dicho de otro modo, es un documento de carácter informativo no vinculante.

Esto no significa que no conlleve una serie de responsabilidades para su emisor, más bien todo lo contrario. De hecho, si existe alguna controversia futura entre la empresa que la firma y el comprador, es importante subrayar que una factura proforma tiene plena validez jurídica, ya que implica que se ha producido el inicio de una actividad comercial entre dos partes.

Qué datos debe contener

En cualquier caso, a la hora de realizar una factura proforma no conviene liarse demasiado, ya que, a grandes rasgos, contiene los mismos elementos que cualquier factura normal. Eso sí, hay que recordar explicitar debidamente y de manera visible en el documento que se trata de una factura proforma.

Además de este grupo nominal, en una factura proforma hay que incorporar la fecha de emisión, los datos del vendedor y del cliente potencial, una descripción suficiente del producto o servicio que se pretende prestar junto con su precio, y la relación de impuestos y retenciones que se aplicarían.

¿Factura proforma, albarán o presupuesto?

Aunque pueda generar cierta confusión en ocasiones, cada documento comercial tiene un uso claro que es importante conocer.

Por ejemplo, un presupuesto se realiza a petición de un cliente para anticiparle el precio que tiene un producto o servicio que prestamos, de modo que pueda comparar con otros antes de tomar una decisión definitiva. Sin embargo, no tiene validez comercial ni jurídica, a diferencia de la factura proforma. Es decir, que mientras una factura proforma puede usarse como documento acreditativo de una actividad iniciada, un presupuesto no tiene validez a efectos legales.

Por su parte, un albarán es un documento que sirve para justificar una operación comercial que ya se ha realizado, como puede ser la entrega en domicilio de un determinado bien. De este modo, se constata con mayor formalidad que se ha completado un servicio, lo que sirve de garantía de cara a potenciales controversias futuras. En cualquier caso, a diferencia del presupuesto, un albarán sí que tiene validez a efectos legales.

Finalmente, cabe destacar que ninguno de estos tres documentos forman parte de la contabilidad de una empresa. Esto significa que no hay que declararlos ni liquidarlos ante Hacienda aunque sí tenerlos archivados y registrados de cara a tener una información clara y precisa sobre el estado de situación de las cuentas de una entidad.