Beneficios para una pyme de digitalizar su gestión contable

Digitalizar la contabilidad en una empresa ofrece multitud de ventajas, hasta el punto de que es probablemente una de las decisiones más importantes para mejorar la competitividad de un negocio, con independencia del tamaño de la organización o de sus niveles de facturación. El motivo principal es que automatizar la gestión de los gastos contables permitirá a los gestores poder concentrarse en otras actividades que generen un mayor valor añadido y que, por lo tanto, sirvan para aumentar las posibilidades de supervivencia de la entidad.

Eficiencia y seguridad

Uno de los problemas tradicionales de la contabilidad, cuando no existía la digitalización, era que siempre estaba expuesta a los errores propios de la gestión humana. Un fallo en una partida, una suma errónea o un asiento hecho con demasiada demora podía suponerle mucho dinero perdido a una compañía, cuando no directamente una sanción por parte de la Administración. En el caso de las firmas más pequeñas, este tipo de incidencias llegaba a significar un lastre económico muy importante de cara al futuro.

En la actualidad, es posible encontrar por poco dinero y con un gran rendimiento en forma de funcionalidades apps de gestión contable en la Nube que minimizan cualquier posibilidad de un error humano, mientras que ofrecen la opción de realizar el asiento contable que se desee en tiempo real con todas las personas que pueden tener alguna responsabilidad directa sobre él.

La automatización de la contabilidad es, además, un proceso que incrementa de manera exponencial la seguridad en relación a la información financiera de una entidad, una materia especialmente sensible y que, en manos no adecuadas, puede tener una incidencia muy negativa en la organización. Esto es debido a que las apps de contabilidad en la Nube actualizan sus sistemas de protección de manera automática y con un carácter periódico, de modo que sea posible anticiparse a cualquier ataque de ciberseguridad sobre la empresa.

Dicho de otro modo: ya no hay que invertir en adquirir y actualizar los antivirus para cada dispositivo que tiene que ver con la contabilidad de una compañía, sino que es el propio proveedor digital del servicio el que se ocupa de mejorar los protocolos de seguridad para que toda la información que se aloja y se comparte en la Nube goce del máximo nivel de protección que la tecnología puede ofrecer a cada momento.

Imagen y reputación

La automatización de la contabilidad también brinda una imagen muy positiva sobre la compañía a clientes y proveedores. La digitalización de procesos y actividades suele traer consigo un incremento de la productividad, lo que es muy valorado por todos los stakeholders que tienen una relación directa con la compañía. De hecho, cualquier incidencia contable que se pueda producir y que les afecte se puede tratar desde cualquier lugar y en el momento en que ellos lo deseen, pudiendo interactuar sin intermediarios el CFO de la empresa con el sujeto con el que haya que tratar ese problema contable que ha surgido.

Es más, este tipo de apps de gestión contable favorece crear reglas automáticas, de manera que, por ejemplo, una factura de un proveedor determinado se cargue directamente en el balance o, por el contrario, que cualquier abono que efectúa un cliente tenga su registro contable sin tener que pasar ningún proceso administrativo que afecte negativamente a la tesorería de la empresa.

Simplificar y enriquecer

En realidad, el CFO de una empresa está cada vez más destinado a ser un controller financiero que un responsable contable. Es decir, que su trabajo dejará en un tiempo de estar relacionado con las tablas de Excel para pasar a ejercer un rol doble, basado por un lado en la supervisión contable y, por el otro, en pensar de qué manera se puede mejorar la gestión contable y financiera de la entidad gracias a la visión holística que posee en relación a toda la información que tiene al alcance de la mano.

De este modo, por ejemplo, podrá implementar estrategias para mejorar la gestión del capital circulante o podrá planificar posibles escenarios de crisis antes de que se produzcan. Pero, sobre todo, se encontrará en las condiciones idóneas para vehicular a los responsables de los departamentos en proyectos colaborativos, debido a que goza de una situación privilegiada para detectar las necesidades de un área de la organización con las capacidades productivas de otra, propiciando las sinergias necesarias para que, finalmente, se beneficie todo el capital humano de una entidad.