¿Qué significa tener el control real de tu empresa?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Cuando un emprendedor pone en práctica su idea de negocio, es bastante probable que pueda ocuparse, al menos en el comienzo, de todo lo que conlleva la gestión operativa, incluyendo no solo la actividad nuclear a la que se dedica la entidad, sino otras realidades como la contabilidad, la relación con los proveedores o la comunicación y la imagen de marca. Sin embargo, a medida que la organización crece la dificultad de ocuparse él solo de todos estos cometidos comienza a hacerse inabordable, de manera que tiene que saber delegar a tiempo estas responsabilidades en terceros. En caso de no hacerlo, es bastante factible que la compañía termine por resentirse en sus resultados, con todo lo que ello significa.

El papel de un ERP

Crecer significa para una empresa diversificarse en diferentes líneas y departamentos. Desde un plano operativo, implica que el socio fundador debe encontrar a otros profesionales a los que encomendar distintas actividades, liberando tiempo útil de su agenda para dedicarse a acciones que realmente aporten un valor añadido diferencial a la entidad. Sin embargo, esta delegación de responsabilidades no significa que el emprendedor deje de tener información sobre el resto de realidades de la organización, sino que debe ser capaz de establecer sistemas de control para poder supervisar de manera holística todo lo que atañe a la entidad. En este control interno, un ERP juega un papel crítico.

En realidad, un ERP es algo así como un sistema de planificación para los recursos con los que cuenta una empresa. En pocas palabras, es una herramienta que aglutina toda la información relevante para que se pueda acceder a los datos en cualquier momento de una manera directa y mucho más eficiente.

Desde el punto de vista del emprendedor, un ERP aporta los siguientes beneficios:

• Integra todos los procesos y datos importantes sobre la organización en un único sistema, mejorando de manera significativa la gestión operativa del negocio.
• Posibilita la automatización de procesos, como por ejemplo la reposición del inventario o la gestión y tramitación de envíos a clientes.
• Permite a los directivos acceder a cualquier información que deseen consultar en tiempo real, mejorando significativamente la toma de decisiones relevantes.
• Es posible adaptar el ERP a cada cambio que sufra la empresa, acompañando la evolución natural de cualquier negocio.
• Potencia un ahorro importante de recursos eliminando, además, algunas tareas que eran redundantes y no aportaban ningún beneficio destacable.
• Es una herramienta clave para realizar análisis interno de mayor calidad a través de datos más precisos y exhaustivos.

Cómo potenciar un mayor control interno

Aunque la ayuda de un ERP es inestimable, para poder ejercer un control real dentro de una empresa hay que promover un adecuado control interno. De este modo, cualquier posible desviación presupuestaria u otro tipo de incidencia que pueda tener un efecto negativo en la cuenta de resultados, podrá detectarse de manera precoz promoviendo la toma activa de decisiones para poder corregir el rumbo.

Entre las áreas sobre las es preciso ejercer un control y una supervisión eficaz en cualquier organización, cabe destacar:

• Finanzas. En qué se están empleando los recursos financieros, cómo es la relación entre los ingresos y los gastos, cuánto rinde cada trabajador en relación a su productividad o qué costes fijos pueden reducirse o suprimirse. En la realidad financiera de cualquier entidad, la figura del CFO (o, en su defecto, del controller financiero) es crítica.
• Almacén e inventario. Significa controlar cuáles son las existencias que hay, el coste que significa para la entidad mantenerlas y de qué modo se pueden producir picos en la demanda de los consumidores en determinados momentos del ejercicio que, por ejemplo, puedan llegar a suponer una rotura del stock en el peor de los casos.
• Recursos humanos. Implica conocer cuántas horas trabaja cada empleado, cuál es su nivel de productividad y que implicaría contratar a un nuevo profesional en relación al beneficio operativo estimado de la organización.
• Ventas. Que una empresa esté vendiendo muchos productos no significa que esté ganando dinero en la misma proporción. Por ello, hay que vigilar el flujo de cobros a través de ratios como, por ejemplo, el periodo medio de maduración. De este modo, se sabrá el número de clientes que pagan a tiempo o cuánto puede suponer para la realidad contable de la compañía las demoras en el pago de facturas por parte de los consumidores.