10 mar 2022

Gestión de cobros: ¿qué es y en qué consiste?

La gestión de cobros es una tarea financiera imprescindible en toda empresa. Descubre en qué consiste, cómo hacerlo y cómo puede ayudarte Cesce

¿Qué es la gestión de cobros?

Para que una empresa -desde una pyme hasta una gran compañía- sea rentable, es esencial que lleve a cabo una correcta administración financiera, y esto pasa por estar al día en la administración del capital. Deberemos, por tanto, cumplir con las obligaciones y condiciones de pago y, fundamental, hacer efectivo nuestro derecho a cobro.

Por gestión de cobros nos referimos al control, mediante estrategias, tareas administrativas y acciones financieras, de las diferentes facturas que la empresa tiene pendiente por parte de clientes y que, por tanto, suponen una cantidad económica a percibir.

 

¿Por qué es tan importante la gestión de cobros?

Una adecuada gestión de cobros puede reportar las siguientes ventajas a una empresa:

  • Gestionar la liquidez: en este ámbito, no existe posibilidad de rectificación, sino que los esfuerzos deben centrarse en anticipación y aprendizaje. La anticipación es esencial.
  • La gestión de cobros es esencial para una gestión adecuada de los flujos de fondo (cash flow) y, de esta forma, asegurar la operativa diaria de la empresa.
  • La liquidez y el cash flow, asimismo, son los que permiten a la empresa asumir gastos, nóminas, impuestos o costes de mantenimiento, entre otras cosas.
  • La gestión eficiente de los cobros influirá positivamente en la propia rentabilidad de la empresa, ya que si esta reduce sus necesidades de financiación, también pagará menores gastos financieros, como intereses u otros productos bancarios.

 

Importancia en una empresa o negocio

Como acabamos de comentar, llevar a cabo una correcta gestión de cobros es necesario para garantizar la liquidez de la empresa y asumir gastos, nóminas, impuestos o mantenimiento, entre otras cosas.

Las labores administrativas de la gestión de cobros suelen englobarse en el departamento de tesorería de la empresa, constituyendo una de las fases más delicadas de las relaciones comerciales y financieras del negocio, al actuar como órgano fiscalizador y de reclamación de los ingresos en una organización.

Es en este ámbito en el que se desempeñan tareas como:

  • Control de las deudas
  • Previsión y planificación de vencimientos de pago
  • Reclamación de clientes en caso de vencimiento de los periodos de pago
  • Revisión y seguimiento del retraso de los pagos

 

Gestión de pagos y de cobros, ¿en qué se diferencian?

Si bien ambas pertenecen a un mismo ámbito y utilizan una terminología prácticamente igual, es importante no confundir la gestión de cobros con la gestión de pagos.

Mientras la gestión de cobros, como se ha visto, está centrada en recaudar los recursos financieros provenientes de los clientes, la gestión de pagos es la estrategia de control, planificación y validación del dinero de la empresa destinado a abonar las facturas pendientes con nuestros proveedores, asumiendo las condiciones -plazos, cantidades, etc.- que estos establezcan.

En el caso de la gestión de pagos, por tanto, nuestra empresa actúa como el cliente en la gestión de cobros del proveedor, de modo que las acciones llevadas a cabo para organizar los pagos pendientes serán distintas a las que hay que tener en cuenta para gestionar los cobros que nos deben nuestros clientes.

 

¿Cómo hacer una buena gestión de cobros?

Teniendo en cuenta la importancia y ventajas de la gestión de cobros para mantener la liquidez y viabilidad financiera de la empresa, ¿qué consejos se han de seguir para llevarla a cabo de forma eficaz y eficiente?

  • Conocer tesorería, medios y recursos
  • Disponer de un remanente
  • Contar con la tecnología necesaria
  • Alcanzar un buen periodo medio de cobro
  • Recurrir a servicios de terceros

Conocer tesorería, medios y recursos

El primero es conocer bien nuestra tesorería, medios y recursos para llevar a cabo la gestión de cobros. En muchas ocasiones, los problemas surgen de no disponer de registros adecuados de lo que se acordó con el cliente en el primer momento, de las demoras del cliente a la hora de recibir nuestra factura o de que no se tiene un seguimiento adecuado de los vencimientos de las facturas.

La correcta gestión de todas estas circunstancias implica una coordinación entre varios departamentos.

Disponer de un remanente

También es indispensable contar con un remanente para hacer frente a situaciones de retraso del pago o impago por parte de los clientes.

Contar con la tecnología necesaria

Cada vez es más necesario y asequible disponer de tecnología y herramientas adecuadas para la gestión de cobros, como programas informáticos que permiten agilizar las tareas, establecer avisos o alertas para tener un mayor control de los plazos de vencimiento, conocer en tiempo real la situación de las facturas, permitir al cliente que pueda descargarse en cualquier momento sus facturas y tener acceso a su historial de pagos y reclamar los cobros a los clientes, entre muchas otras opciones.

Alcanzar un buen periodo medio de cobro

También es fundamental mejorar el periodo medio de cobro, normalmente inferior al periodo medio de pago –para poder disponer de liquidez a la hora de pagar nuestras propias facturas a proveedores. Una forma de incentivar que se recorten los periodos de cobro es incentivar a los clientes ofreciéndoles, por ejemplo, descuentos por pronto pago.

Recurrir a servicios de terceros

Para solucionar los problemas de gestión de cobros, también es posible recurrir a servicios de terceros:

    • Factoring: una entidad financiera externa es la encargada de gestionar las deudas de los clientes.
    • Contratación de un seguro de crédito: es la opción más segura para asegurarnos el cobro frente a los impagos. Se trata de una herramienta eficaz para la gestión del riesgo comercial que protege a las compañías frente a los problemas derivados del impago de uno o más clientes. La empresa paga una cantidad de forma mensual y, en el caso de que no tenga suficiente dinero porque un cliente no haya pagado, se pueden cubrir las pérdidas que se produzcan.

Estas buenas prácticas nos ayudarán a que la gestión de cobros de nuestra empresa se desarrolle de la manera más óptima posible, lo que evitará que caigamos en posibles impagos que puedan acabar con nuestro negocio.

Pese a todo ello, es posible que suframos impagos. En Asesores de Pymes repasamos cómo cobrar un impago e impedir que estos terminen con nuestro negocio.

 

Apóyate en los servicios de Cesce

Como hemos visto, contratar un seguro de crédito es una solución ideal para evitar el 100% de los impagos. El seguro de crédito de Cesce cubre los riesgos de impago de las empresas derivados de las ventas de productos y servicios en los mercados interior y exterior. Es una herramienta que sitúa a las empresas en una posición más sólida para competir en el mercado al cubrir sus riesgos comerciales.

Los riesgos comerciales son aquellos que se producen en el ámbito de la actuación mercantil. Corresponden principalmente a los incumplimientos de las entidades privadas y tienen su expresión más característica en las situaciones de quiebra o suspensión de pagos. Pueden ser por insolvencia de hecho (morosidad prolongada) o por insolvencia de derecho (quiebra, suspensión de pagos, etc.).

Los seguros de crédito de Cesce incluyen, además del derecho a indemnización de las ventas aseguradas, los costes correspondientes de las gestiones de recobro.

La oferta de seguros de crédito Cesce se adapta a las necesidades de tu empresa en cuanto a volumen de clientes a asegurar (toda la cartera o una cantidad limitada), nivel de cobertura de la garantía o tasa de prima a aplicar (fija o variable). Así mismo permite el acceso a otros servicios añadidos como el análisis y gestión de riesgos de cada cliente; alternativas para la financiación bancaria y no bancaria; información sobre riesgo país; o gestión de recobros profesional.

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