Cómo puede gestionar una pyme un conflicto con un proveedor antes de llegar a la vía judicial

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Gestionar los desacuerdos comerciales o de otro tipo con profesionalismo fortalece las relaciones comerciales y evita costes innecesarios, convirtiendo los conflictos en oportunidades de mejora y crecimiento empresarial. En el entorno empresarial, los conflictos entre una pyme y sus proveedores son comunes, por causas como retrasos en entregas, incumplimientos de contrato, problemas de calidad o discrepancias en los pagos pueden afectar directamente la operatividad, la reputación y la rentabilidad del negocio. 

Sin embargo, no todos los desacuerdos deben acabar en los tribunales ya que existen diferentes estrategias para intentar resolverlos de forma amistosa, eficiente y menos costosa.

Punto de partida: analizar el origen

Uno de los primeros pasos para los gestores de una pyme cuando se produce una situación de conflicto con un tercero es intentar comprender su origen. En muchos casos, los desacuerdos surgen por falta de comunicación o a causa de una interpretación ambigua de los acuerdos. Antes de tomar cualquier medida, la pyme debe analizar los hechos objetivamente, preguntándose cuestiones como: ¿Hubo un incumplimiento real del contrato o un malentendido?, ¿Se comunicaron claramente las condiciones de entrega, calidad o pago?, ¿Existen pruebas documentales del acuerdo, como presupuestos, correos, pedidos, facturas o contratos firmados?

Una vez comprendidos los antecedentes, es conveniente diseñar y poner en práctica una estrategia basada en la comunicación. La comunicación es una herramienta eficaz para prevenir y resolver conflictos. Por ello, cuando surge un problema con un proveedor, lo recomendable es contactar directamente al interlocutor responsable (gerente comercial, representante de ventas o encargado de cuentas) y expresar el problema con claridad y respeto.

En este sentido, es aconsejable:

• Utilizar un tono conciliador, no acusatorio.
• Escuchar activamente la versión del proveedor.
• Evitar discutir por canales informales o emocionales.
• Buscar soluciones conjuntas en lugar de imponer exigencias.

Cláusulas del contrato

En el caso de que la negociación directa no ofrezca resultados, es fundamental revisar el contrato para conocer los derechos y obligaciones de ambas partes. Un contrato bien redactado suele incluir cláusulas específicas sobre:

• Condiciones de entrega y plazos.
• Garantías y responsabilidades.
• Penalizaciones por incumplimiento.
• Mecanismos de resolución de disputas (como la mediación o el arbitraje).

Estas cláusulas pueden ser clave para evitar un litigio. Si el contrato contempla una vía extrajudicial de resolución, conviene activarla antes de acudir a los tribunales.

La mediación es uno de los métodos más efectivos y económicos para resolver conflictos entre empresas. Consiste en la intervención de un tercero neutral y especializado, que ayuda a las partes a alcanzar un acuerdo voluntario.

Entre sus ventajas, cabe destacar:

• Rapidez. Suele resolverse en pocas sesiones, frente a los meses o años de un proceso judicial.
• Menor coste. Es significativamente más barata que una demanda judicial.
• Confidencialidad. Las conversaciones no trascienden al público ni afectan la reputación empresarial.
• Control del resultado. Las partes deciden el acuerdo, no un juez.

Por su parte, el arbitraje es otra alternativa a la vía judicial, especialmente útil cuando el contrato ya incluye una cláusula arbitral. En este caso, un árbitro o un tribunal de arbitraje (designado por ambas partes o por una institución) emite una decisión que tiene un carácter vinculante.

Aunque el arbitraje puede ser algo más costoso que la mediación, ofrece también ventajas notables:

• Resoluciones más rápidas que en los tribunales.
• Mayor especialización técnica de los árbitros.
• Posibilidad de adaptar las reglas al tipo de negocio.
• Confidencialidad garantizada.

Finalmente, si el problema tiene un componente económico —por ejemplo, facturas impagadas, retrasos en entregas o defectos de productos—, la negociación de un acuerdo de compensación puede ser una salida práctica.

Algunas fórmulas posibles pueden ser:

• Descuentos en futuras compras.
• Entrega de mercancía adicional sin coste.
• Ampliación de plazos de pago o reestructuración de deuda.
• Servicios adicionales como compensación.