Mejorar la gestión de los gastos de los viajes de empresa en momentos de crecimiento

Una vez que el modelo de negocio de una empresa se asienta en el mercado, es probable que se inicie una segunda fase de expansión, caracterizada por la entrada en nuevos mercados y por el establecimiento de líneas de contacto con diferentes sujetos de interés, como clientes, proveedores y potenciales aliados. Eso obliga a las compañías a incrementar el número de desplazamientos fuera del entorno de origen de sus profesionales, de cara a concretar nuevos acuerdos comerciales, a asistir a eventos sectoriales como ferias o, simplemente, para abrir y supervisar la labor de una nueva delegación de la entidad, con la infraestructura que eso conlleva.

A pesar de que todo eso son, en principio, buenas noticias para la organización, si no se establece desde el comienzo un mecanismo eficiente de gestión contable los gastos pueden dispararse, poniendo, en el peor de los casos, en riesgo no solo el beneficio sino el nivel de tesorería y de capital circulante, tan necesario para atender los pagos ordinarios e impedir el estrangulamiento del flujo de caja. Y es que un viaje de empresa conlleva diversos costes que hay que tener presentes, como los desplazamientos a la ida y a la vuelta, el alojamiento, las dietas y comidas, el alquiler de vehículos o el estacionamiento de los mismos.

Tarjeta de empresa o límite de gastos

Si bien en esta fase del negocio, lo más habitual es que la empresa goce de unos recursos financieros sensiblemente mayores que durante el inicio de sus actividades, es cierto que, también, soporta unos gastos mayores, ya que suele disponer de un capital humano más elevado, adquiere más materia prima para la fabricación de bienes y servicios y sus oficinas y equipamientos son más importantes. Por ello, es clave controlar las partidas de gastos de elementos como los viajes de empresa, ya que todo contribuye a mantener una situación financiera saneada.

Algunos responsables contables (o CFO, según su denominación técnica, como chief financial officer) optan por definir un límite de gasto para cada viaje de empresa. Esta cantidad junto con otras normas se distribuyen a toda la plantilla y son aceptadas por los profesionales que, de un modo u otro, tienen que realizar desplazamientos para representar a la compañía. El problema estriba en que existe una gran variedad de viajes de empresa, en cuanto a su destino, a su tipología o a la clase de actividades que se habrán de realizar, por lo que, al final, estos techos de gastos deben contar con sistemas flexibles que permitan amoldarse con agilidad a cada hecho particular.

La otra posibilidad es optar por la contratación de tarjetas de empresa, que recogerán todos aquellos gastos que un profesional tendrá durante su desplazamiento, incluyendo su tipología, su cuantía y el momento y lugar en el que se ha realizado. Hasta hace algunos años, para el director financiero existía el problema del desfase temporal que había entre que se realizaba una operación con la tarjeta y él podía supervisarlo, ya que algunos cargos llegaban a tardar varios días a aparecer en el extracto, sobre todo en el caso de las tarjetas de crédito. Esta incidencia solía provocar que se corriera el riesgo de un sobreuso de la tarjeta, con los problemas que eso suele traer consigo.

El apoyo de la tecnología

En la actualidad, la tecnología ya permite un control efectivo de la contabilidad en tiempo real, con una comunicación constante entre el CFO y los profesionales que se encuentran en los viajes de empresa. De hecho, ni siquiera es necesario invertir en una infraestructura informática ni adquirir costosos equipos de hardware, sino que, cada vez más, aparecen soluciones digitales que ofrecen las empresas fintech para la gestión contable y financiera de una compañía en la Nube.

Este tipo de apps aportan, en principio, muchas ventajas para una organización. Por un lado, cualquier gasto se refleja de inmediato, no teniendo el empleado que guardar los tickets ni las facturas, ya que con una simple foto que tome desde su teléfono móvil, el programa la escanea y la computa. Es decir, que apuesta por la tendencia hacia modelos de negocio con un uso cada vez menor del papel y plenamente interconectada.

Desde la óptica de la comunicación, el responsable contable puede tratarla directamente en cualquier momento, a través de cualquier dispositivo conectado, con el afectado, lo que facilita su resolución. Además, es posible almacenar todo el histórico de gastos en la app, lo que aporta información muy valiosa acerca de, por ejemplo, el nivel de gasto medio de cada viaje de empresa o en qué partidas se producen los reembolsos más importantes.

Pensando en su gestión, al profesional se le da la opción de confirmar en tiempo real cualquier gasto adicional que quiera llevar a cabo, facilitando una agilidad en la toma de decisiones y contribuyendo, en definitiva, a un uso más racional y eficiente de la contabilidad de la compañía, algo que va en beneficio de todo el negocio.