¿Cómo puede mi pyme planificar un gasto importante?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Aunque en España existe un importante número de empresas, una notable mayoría son pymes, muchas de las cuales cuentan con recursos económicos muy limitados. Sin embargo, a lo largo de la trayectoria de una empresa es frecuente que haya que acometer gastos importantes, como la renovación de la flota de vehículos o la adquisición de nueva maquinaria para ser más eficiente y competitiva. Aunque existen soluciones para el alquiler de este tipo de bienes (como el renting), algunas incluso con opción de compra (es el caso del leasing) es cierto que, en ocasiones, no les queda más remedio a los directivos de la empresa que decidir acometer gastos importantes.

Estos gastos, dentro de lo posible, hay que planificarlos con la mayor antelación posible ya que, de este modo, será posible ir obteniendo los recursos financieros adecuados sin comprometer demasiado la liquidez y, con ello, los compromisos a corto plazo de la entidad. Además, si ocurren otros gastos inesperados, como una sanción administrativa o la rotura de una maquinaria, habrá mayores posibilidades de poder atenderlos sin tener que recurrir a la financiación exterior.

Del control a la planificación

Controlar los gastos en una empresa es clave para, posteriormente, poder planificar las necesidades financieras para acometer nuevas inversiones. Los gastos en una compañía son el dinero que se destina para que la empresa pueda realizar las actividades de negocio diarias, como el alquiler del local, marketing, la compra de suministros o el pago de licencias.
Llevar a cabo una política activa de control de los gastos permite:

• Detectar errores y gastos no autorizados e innecesarios, pudiendo reducirlos o, incluso, eliminarlos.
• Entender mejor el margen operacional de la compañía y, con ello, poder incrementar la capacidad de negociación ante terceros.
• Contribuir a tomar decisiones relevantes sobre la gestión de la entidad con mayor base de conocimiento
• Disponer de una mejor situación para obtener mayores recursos para la capacitación de la plantilla y la innovación.

Para poder ejercer un control ejecutivo sobre la contabilidad y los gastos de una empresa, es preciso llevar a cabo una serie de pasos, como son:

1. Realizar un análisis de los gastos, partiendo de lo más general a lo más específico.
2. Analizar los perfiles profesionales de los empleados y evaluar cómo poder incrementar su competitividad, por ejemplo, automatizando tareas administrativas que no aportan valor añadido real.
3. Apoyarse en la tecnología para intentar incrementar la productividad.
4. Poner en marcha una contabilidad de costes. Con el objetivo de recopilar la información relativa a los costes de la compañía. Esto favorece una mayor optimización de los procesos.
5. Implementar kpis que midan lo que la empresa obtiene por cada recurso que emplea. Esta información se puede estructurar, por ejemplo, por determinados departamentos, por personas o, incluso, por tareas.
6. Apostar por una auditoría. Para conocer el estado real de las finanzas de la empresa, lo que permitirá elaborar posteriormente estrategias y planes de negocio que se adapten a la realidad de la pyme y del mercado.
7. Monitorizar de forma continua los gastos para realizar cambios y ajustarlos cuando se detecte que puede llevarse a cabo.

Las herramientas digitales especializadas ERPs (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) pueden ayudar a los gestores de una pyme a automatizar estos procesos favoreciendo un mayor control de los gastos y, en definitiva, contribuyendo a un mejor funcionamiento general de la empresa.

Disponer de una alternativa financiera

En el caso de que el capital circulante de una empresa pudiera verse afectado en un momento dado por tener que acometer un gasto importante, las pymes cuentan con el comodín de poder recurrir a financiación externa. Entre las alternativas a las que se suele recurrir con mayor frecuencia, cabe destacar:

• Líneas de crédito. Una entidad financiera pone a su disposición una determinada cantidad de dinero durante un plazo estipulado, y solo tendrá que pagar intereses por la cantidad utilizada. 
• Aval bancario. Supone un compromiso de cumplimiento por parte de una empresa de ciertas obligaciones ante un tercero. 
• Préstamos. La diferencia con respecto a la línea de crédito es que la empresa recibe el dinero de una sola vez al inicio y tendrá que responder por este capital y los intereses por medio del abono de cuotas periódicas.