Cómo mejorar la gestión de una pyme a través de una plataforma SaaS

Hasta hace no muchos años, la digitalización para la mayoría de las empresas consistía en realizar una costosa inversión en equipos informáticos (hardware) y en licencias de programas informáticos (software), además de, por supuesto, en acciones de formación sobre su uso para el capital humano. La productividad se incrementaba de manera notable con respecto al trabajo manual, pero en términos de costes económicos y de recursos de tiempo suponía un enorme esfuerzo, especialmente para las pymes. En el mejor de los casos, era posible, incluso, adquirir un sistema de gestión RPA, que perfeccionaba de modo muy importante los procedimientos administrativos internos, pero, de nuevo, a costa de llevar a cabo una significativa apuesta a varios niveles por parte de la empresa.

En la actualidad, sin embargo, el avance y la penetración de las nuevas tecnologías en todos los segmentos de la sociedad y del mundo corporativo están provocando una revolución también desde el punto de vista del incremento notable de la productividad en todos los departamentos y áreas de una organización. Y gran parte de culpa la tienen las soluciones digitales que están transformando profundamente los mecanismos de gestión de las compañías. Desde hace relativamente poco, la siguiente etapa evolutiva de estas apps ha llegado a través de las plataformas Software as a Service (SaaS) que permiten, en un único espacio que se aloja en la Nube, agrupar un amplio abanico de soluciones digitales que contribuyen al buen desempeño de una empresa en distintos segmentos y departamentos del negocio.

Igualdad de condiciones

A través del uso de estas plataformas, mediante el pago de una suscripción online, una pyme podrá acceder a un importante portfolio de servicios que van desde la gestión de la actividad de una oficina al control de las bases, desde el diseño de campañas de marketing a la monitorización y el seguimiento de la contabilidad. De este modo, las diferencias en términos de productividad y de acceso a la tecnología entre las grandes empresas y las pymes se recorta considerablemente, y todo ello con un coste que es asumible para las entidades con los recursos más limitados.

De hecho, el uso de este tipo de plataformas virtuales aporta una serie de beneficios muy relevantes para una organización, más allá del plano económico:

• Favorecen un considerable ahorro de espacio físico, dado que, por ejemplo, ya no se precisa de lugares para albergar la documentación (como las facturas) ni, tampoco, de los servidores informáticos ya que todo el histórico está en la Red.
• Se reducen notablemente las incidencias y los errores propios de la gestión humana. Además, la posibilidad de sufrir ciberataques también cae ya que las soluciones digitales se actualizan de inmediato en cuanto a sus protocolos de seguridad directamente en la Nube.
• Además de ahorro de dinero y de espacio, se produce un importante ahorro de tiempo para muchos profesionales que antes tenían que invertir gran parte de sus agendas en trámites administrativos. Ahora, hay una mayor disponibilidad para generar un valor real para la actividad que genere negocio para la entidad.
• Las soluciones digitales permiten a los profesionales poder conectarse a ellas desde cualquier momento y lugar siempre que se tenga un dispositivo conectado y habilitado, incluyendo ordenadores, smartphones o tablets. De esta manera, se favorece una organización más ágil y eficiente del trabajo.

Más fidelidad a menor coste

Usar este tipo de plataformas Saas es, en realidad, muy sencillo para cualquier empresa. Simplemente basta con abonar una suscripción para disponer de todas sus apps durante un periodo determinado, que es normalmente cada mes. También existe la posibilidad de pagar por el uso de cada solución digital o por las funcionalidades y utilidades que se necesiten, aunque, a la larga, este sistema suele ser más costoso.

Otra ventaja de utilizar estas plataformas es que, en cualquier momento, es posible cancelar fácilmente la suscripción si, por ejemplo, se estima que ya no se van a necesitar las apps disponibles. De hecho, ocurre con frecuencia que una empresa se cambia de una plataforma SaaS a otra porque debido a un nuevo proyecto requiere de otro tipo de servicios que la antigua no le puede ofrecer.

Gracias a la habitual usabilidad de estas apps, el capital humano de la compañía comprobará cómo el desempeño de su trabajo mejora y, con ello, su productividad. A largo plazo, esto significa tener trabajadores más fidelizados y contentos, lo que resulta fundamental para la captación y la retención de talento. Y, todo ello, con un coste sensiblemente menor que el que tenía anteriormente cualquier estrategia de modernización interna en una organización.