Recomendaciones para que una pyme opere en la Nube

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Trabajar en la Nube ofrece multitud de ventajas para cualquier empresa o profesional autónomo, siempre que se garantice un nivel de seguridad adecuado para evitar que cualquier dato sensible, tanto propio como de terceros, pueda filtrarse y acabar en las manos inadecuadas. Desde el punto de vista operativo, una pyme verá sus costes internos reducidos de manera sensible, mientras en paralelo también se rebajan los tiempos asociados a completar la mayor parte de los procesos. Además, la extensión en el uso de la Nube también favorece la flexibilidad laboral y, con ello, una mejor conciliación entre las vidas personales y profesionales de los trabajadores. También, entre los departamentos de una organización, el nivel de colaboración y de transparencia se incrementa.

En el extremo opuesto, trabajar en la Nube significa apostar de manera continua por el uso de programas que incrementen la seguridad de las operaciones. Existen software y aplicaciones en la actualidad que, a cambio del pago de una suscripción, automatizan la ciberseguridad y mejoran y actualizan sus programas de manera periódica, sin que los responsables de la pyme tengan que hacer otra cosa que beneficiarse en el uso de la Nube.

Veamos, a continuación, en mayor detalle, por qué puede ser una muy buena alternativa para cualquier entidad integrar el Cloud en sus procedimientos de trabajo.

Las ventajas de trabajar en la Nube

Los gestores de una pyme necesitan, sobre todo, disponer de herramientas que realmente les presten una ayuda eficaz para mejorar la gestión del negocio y que, por lo tanto, les permitan poder destinar más tiempo en sus agendas para generar valor añadido a la actividad nuclear de la empresa. Sin embargo, una vez la entidad comienza a funcionar, implementar cambios operativos estructurales es complicado, ya que se genera una rutina de trabajo que dificulta introducir modificaciones que sean, en verdad, de envergadura.

En el caso de la Nube, lo cierto es que el sistema de trabajo no tiene que variar más que en algunos elementos puntuales a lo que ya se estaba realizando, si bien se introducen elementos que mejoran de manera sensible el resultado final de cada proceso. Uno de los más evidentes es el de que un profesional habilitado podrá desempeñar su trabajo desde cualquier lugar y en el momento en el que lo desee, simplemente disponiendo de las claves para operar virtualmente. Eso quiere decir que, si por ejemplo, se encuentra de viaje, su trabajo no se verá en absoluto resentido al no encontrarse en la oficina, y lo mismo ocurre a la hora del fomento del teletrabajo.

En determinados ámbitos especialmente sensibles en una organización, la Nube favorece que se puedan realizar cambios en tiempo real, entroncando a todas las partes implicadas, sean o no de la organización. La revisión de la contabilidad, un plan de trabajo o el reparto de recursos entre departamentos para un proyecto determinado son solo algunos ejemplos de cómo se puede trabajar entre distintos sujetos solo precisando una conexión a la Red adecuada.

Dicho esto, otras tres ventajas de utilizar habitualmente la Nube en los procesos de trabajo son:

• Potencia la escalabilidad del negocio, lo que significa que, a medida que la actividad de la pyme se incrementa, las funcionalidades y capacidades en el uso de la Nube lo hacen del mismo modo. O, dicho de otro modo, la organización no precisará de invertir en costosos equipos de hardware o en nuevas licencias de software si aumenta su plantilla, sino que tendrá que habilitar conexiones y perfiles para que operen sus utilidades en la Nube.
• Mejor capacidad de recuperar información perdida. La pérdida de datos, por ejemplo, si ocurre un incendio en la oficina o si se roban ordenadores de la compañía ya no supone poner en riesgo la viabilidad de la entidad. La información alojada en la Nube cuenta con los máximos estándares de seguridad y, además, es posible realizar las copias de seguridad que se quiera de un modo ágil y sencillo.

Mayor control sobre los datos sensibles de la empresa. Hasta hace unos años, establecer sistemas para detectar y cuantificar el uso de información sensible de una organización por parte de sus propios empleados era muy costoso, pero el trabajo en la Nube posibilita poder establecer métodos de verificación y otra serie de estadísticas que la herramienta de gestión controla de un modo automático. Es decir, que los gestores de la compañía tienen una seguridad máxima de quién accede a la información más importante, cuándo y para qué.