Cómo reclamar una factura impagada

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

A nadie le gusta que le ocurra pero casi a todos nos acaba ocurriendo: tu empresa realiza un servicio o entrega un bien a un comprador pero pasa el tiempo y no se recibe el dinero pendiente. 

Además, no hay ninguna comunicación por parte del deudor que sirva para pensar que el pago se efectuará próximamente, por lo que la incertidumbre comienza a invadirnos, y más si la cantidad es de relevancia. 

En esa tesitura se plantea la opción de efectuar una reclamación formal de la factura, pero si no se ha realizado nunca esta acción pueden existir dudas sobre cuál es el mejor modo de hacerlo y, sobre todo, qué hay que evitar para no incurrir en nada que nos pueda acarrear problemas en el futuro, sobre todo desde una perspectiva legal.

¿Qué hacer si no pagan una factura? Pasos para reclamar una factura impagada

La reclamación de una factura debe realizarse desde el inicio de una manera cordial, aumentando paulatinamente la vehemencia a medida que no se reciba el pago. A continuación, se reflejan los distintos pasos recomendados:

Contacto personal o telefónico

Solicitar un encuentro presencial con el deudor o llamarle por teléfono para corroborar que los datos de la factura son correctos permite advertirle de manera sucinta sobre la factura pendiente. 

Quizá a través de cualquiera de esas dos vías, el deudor afirme que tiene problemas de liquidez con lo que, incluso, se podrían plantear soluciones como incrementar el plazo de abono de la factura o condonar a cambio de la prestación de servicios o de su permuta por algunos artículos. 

Una solución amistosa siempre es la mejor vía para que todas las partes afectadas terminen lo más satisfechas posible.

Reclamación escrita por email

En caso de no recibir contestación por parte del deudor con el método anterior, es recomendable dejarlo por escrito.

Para ello existe la opción de reclamar la factura por email, donde se indique que existe una factura vencida con un retraso de pago.

En este email deben aparecer los datos del deudor, los datos de la deuda, el plazo y la forma de pago.

De esta manera ayudamos a que el deudor no tenga que buscar los datos necesarios para emitir el pago.

Carta certificada con acuse de recibo

En ella, se debe hacer referencia a la factura impagada. De este modo, queda constancia de cara al futuro de dicha solicitud formal, pudiendo en una segunda fase enviar un burofax o advirtiendo en una nueva comunicación sobre la posibilidad de emprender acciones legales, llegado el caso.

Requerimiento de pago

En realidad, es una continuación del paso anterior, solo que en la carta de reclamación de la deuda se puede reclamar con mayor vehemencia el cobro de la factura pendiente. En todo caso, la opción del burofax se suele utilizar de forma más habitual. En cualquier caso, en el burofax, debe aparecer reflejada la siguiente información por nuestra parte:
 

• La fecha del requerimiento.
• Nuestros datos personales.
• La firma del remitente del requerimiento.
• Los datos del deudor (domicilio donde entregar el burofax, NIF, etc.)
• Los datos de la deuda (número de factura, importe con IVA, concepto, origen y fecha de vencimiento)
• Plazo y forma para efectuar el pago.
• Advertir, a título informativo, de que se procederá a reclamarla judicialmente si no se soluciona su pago.

Reclamación judicial: Solicitud de procedimiento monitorio y resultado

En este proceso, si la factura que se adeuda no supera los 2.000 euros, es gratis ya que no existen tasas judiciales y no hay que contratar abogado ni procurador. 

A partir de esa cantidad, las tasas ascienden a 100 euros y se debe contar tanto con abogado como con procurador. Para poner una reclamación judicial, es necesario que la deuda sea de carácter monetario, que esté acreditada su factura escrita correspondiente y que sea líquida, determinada, vencida y exigible.

Cuando prescribe una factura

De acuerdo a la legislación actual, el plazo de prescripción para el cobro de facturas varía en función del tipo de deudor de la factura impagada. En el siguiente punto, veremos algunos ejemplos.

Plazos de prescripción de una factura

En el caso de las facturas entre empresas y autónomos, el periodo es de 5 años (3 años solo en Cataluña), en las facturas dirigidas a particulares es de 3 años mientras que en las facturas dirigidas a las administraciones públicas es de 4 años.

Es importante destacar que hay otros plazos de prescripción de facturas diferentes de acuerdo a su contexto. En el caso de los préstamos, por citar un caso, es de 5 años, lo mismo que sucede con los impagos de alquiler o las deudas de suministros como el agua o el teléfono. Sin embargo, los impagos en las hipotecas extienden su plazo hasta los 20 años.

Además, existen otros plazos de prescripción de facturas en función del contexto de la deuda. Por ejemplo, se establece un plazo de prescripción de 5 años para deudas de préstamos, pagos o reparto de dividendos, impago de alquiler o deudas con suministros (telefonía, agua o gas). Las deudas con hospedajes así como agentes legales (abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores) prescriben a los 3 años. El plazo de prescripción más largo es el relativo al pago de hipotecas, que se cumple a los 20 años.

Facturas mal emitidas

En el caso de las facturas mal emitidas, hay que efectuar una reclamación económico-administrativa, que no es de carácter judicial y tampoco soporta el pago de tasas ni la contratación de abogados o procuradores. Solo en el caso de que el órgano ante el que se interpone la reclamación considerase que hay mala fe y la desestimase, se podría imponer al reclamante el pago de los costes del procedimiento.

Cómo reclamar o cobrar facturas mal emitidas

El plazo para interponer una reclamación ante el tribunal que corresponda en nuestro domicilio fiscal por una factura mal emitida es de un mes que empieza a contar desde el día en que se requiera formalmente el cumplimiento de la obligación.

Si en este plazo no se cumple con la obligación de pago, se podrá poner una reclamación económico-administrativa.