Recomendaciones para que una pyme pueda afrontar gastos relevantes

Cualquier empresa, con independencia de su tamaño, debe afrontar cada mes una serie de gastos para mantener operativo el negocio. Por un lado, están los gastos fijos, como pueden ser los suministros habituales (luz, agua, teléfono, etc) junto a otros recurrentes, como el alquiler de la oficina, el pago de un renting o las suscripciones y los servicios subcontratados a terceros. Pero, además, una compañía tiene que estar preparada para acometer otra serie de gastos puntuales, que pueden ser imprevistos (como el pago de una multa o la necesidad de realizar unas obras por una avería) o de relevancia para, por ejemplo, hacer crecer la actividad, como es el caso de la inversión en una maquinaria nueva, en la adquisición de unas oficinas o en la compra de un vehículo para incrementar la eficiencia y la productividad de la logística.

Una de las características comunes a todos estos gastos es que tienen su efecto en la contabilidad de la empresa. Gracias a las previsiones que llevan a cabo los CFO o los controller financieros, y apoyados cada vez más por la ayuda que brindan las soluciones digitales, es factible adelantar con suficiente antelación la mayoría de estos gastos, de modo que su efecto en el capital circulante se mitigue. Sin embargo, para los sucesos imprevistos, no solo derivados de la actividad de la empresa sino, también, de la propia coyuntura económica (el auge actual de la inflación es un ejemplo paradigmático de ello), es para lo que es necesario disponer de algunos comodines para que el efecto sobre el cash flow sea lo menos negativo posible.

La importancia de contar con un fondo de maniobra

Es evidente que cada mes es diferente dentro de la situación contable de una empresa. La evolución de los gastos corrientes, la variación en el coste de las materias primas o la llegada de sanciones administrativas trastocan el balance, por mucho que se hubieran realizado estimaciones lo más objetivas posibles. Sin embargo, sí que se puede planificar con el tiempo y la constancia suficiente la constitución de un fondo de maniobra, que es, muy probablemente, la herramienta más eficiente para garantizar la liquidez y la solvencia de una entidad en el corto plazo.

Es decir, que a medida que una empresa obtiene beneficios puede destinar una parte de ellos a constituir un fondo de maniobra, que no deja de ser un colchón de seguridad financiero para que, llegado el caso, pueda atender sus futuras obligaciones a corto plazo en los momentos de menor liquidez. Por ejemplo, si las ventas y la facturación caen durante un periodo determinado, es factible pensar que no se contará con la misma solvencia para afrontar los pagos a los proveedores. Para evitar incumplirlos, se puede disponer del fondo de maniobra.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que el fondo de maniobra supone un coste de oportunidad para una compañía. Esto significa que, al guardar dinero para necesidades futuras, no se dispone del mismo nivel de capital para, en ese momento, acometer inversiones que pueden tener un efecto multiplicador de la actividad a futuro.

El apoyo de la planificación financiera

Analizar la realidad contable y económica de la empresa junto a sus recursos para examinar cómo se van a lograr los objetivos fijados a medio y largo plazo. Esta es la razón de ser nuclear de la planificación financiera, que postula que se puedan mantener los compromisos de gasto fijados en una entidad mientras se acomete la gestión de los recursos disponibles (o se recurre externamente a ellos, por ejemplo, a través de la financiación no bancaria) para cumplir con las metas fijadas por el equipo directivo.

Para ejercer una planificación financiera eficaz es preciso la elaboración de un presupuesto que oriente todas las partidas de gasto previstas y que se realice una contabilidad de costes eficiente. La contabilidad de costes es un documento de carácter contable que recoge toda la información relacionada con los costes de la compañía bajo la perspectiva de optimizar lo máximo posible los procesos. Además de estos dos documentos, para que una empresa pueda diseñar una planificación financiera eficaz, tiene que anticipar posibles escenarios que podría tener que afrontar. Entre ellos, un gasto relevante que tendría un efecto notable sobre la liquidez.

Como herramientas para corroborar que se está cumpliendo con lo previsto en una estrategia de planificación financiera, cualquier pyme puede contar con:

• La realización periódica de auditorías que evalúen la situación real de las finanzas, en qué momento se pueden revisar y, en su caso, actualizar tanto los planes de negocio como los objetivos operativos marcados para el largo plazo.
• El uso de los ERP, que son sistemas de información para la gestión integral de las empresas. Gracias a estas soluciones informáticas, se puede supervisar de manera rápida e integral los presupuestos de una pyme y evaluar instantáneamente cualquiera de los gastos.