¿Qué obligaciones tiene una sociedad inactiva en España?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

En España, muchas empresas se constituyen con grandes expectativas, pero con el paso del tiempo, algunas dejan de operar sin llegar a disolverse formalmente. Estas sociedades inactivas (que son aquellas que han cesado temporal o indefinidamente su actividad económica) siguen existiendo legalmente, lo que implica que no están exentas de obligaciones fiscales y mercantiles. A continuación, analizamos qué significa realmente estar inactivo, cuáles son las obligaciones que una sociedad debe seguir cumpliendo, y qué opciones existen para regularizar su situación o disolverla de forma ordenada.

En qué consiste una sociedad inactiva

Una sociedad se considera inactiva cuando, pese a seguir dada de alta en el Registro Mercantil, ha cesado su actividad económica: no emite facturas, no presta servicios, no realiza compras ni ventas, ni tiene trabajadores en nómina. Sin embargo, la inactividad no significa desaparición. Mientras la sociedad no se haya disuelto y liquidado oficialmente, sigue existiendo como persona jurídica y, por tanto, mantiene obligaciones frente a Hacienda, la Seguridad Social y el Registro Mercantil.

El cese de actividad debe comunicarse expresamente a la Agencia Tributaria, de lo contrario, la Administración considerará que la sociedad sigue activa, lo que puede acarrear sanciones por incumplimiento de declaraciones o impuestos.

La importancia de comunicar el cese de actividad

El primer paso para declarar la inactividad es notificar el cese a la Agencia Tributaria. Esto se realiza mediante la presentación del modelo 036 o 037, marcando la casilla correspondiente a “cese de actividad”.

Este trámite tiene efectos importantes:

• Se da de baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Se deja de presentar el IVA (modelo 303) y las declaraciones trimestrales relacionadas con la actividad económica.
• Se mantiene el NIF y la personalidad jurídica de la sociedad, pero pasa a estar identificada como “inactiva”.

Conviene recordar que la inactividad fiscal no extingue la sociedad. Si en el futuro se desea reanudar la actividad, bastará con comunicarlo de nuevo a la Agencia Tributaria mediante el mismo modelo censal.

Qué obligaciones fiscales tiene una sociedad inactiva

Aunque una sociedad inactiva no realice operaciones, sigue obligada a cumplir determinadas obligaciones fiscales. Entre las más relevantes destacan:

• Impuesto sobre Sociedades (IS). La sociedad debe seguir presentando anualmente el modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades, incluso con resultado cero. El artículo 124.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que todas las entidades sujetas al impuesto deben presentar la declaración, independientemente de que hayan tenido o no actividad durante el ejercicio. La presentación del IS es obligatoria hasta que la sociedad se disuelva y se inscriba su liquidación en el Registro Mercantil.
• IVA y retenciones. Si la sociedad está correctamente dada de baja en el censo de empresarios, no tendrá que presentar el IVA ni los modelos de retenciones (111, 115, etc.), salvo que tuviera obligaciones pendientes de ejercicios anteriores. No obstante, si no se comunicó el cese de actividad, Hacienda entenderá que la sociedad sigue activa y exigirá estas declaraciones, incluso sin movimientos, lo que puede dar lugar a sanciones por falta de presentación.
• Declaraciones informativas. Una sociedad inactiva no debe presentar modelos informativos como el 347 (operaciones con terceros) o el 390 (resumen anual de IVA), salvo que existan operaciones residuales en el ejercicio de cese.

Obligaciones contables y mercantiles

La inactividad tampoco exime de las obligaciones mercantiles. La sociedad sigue estando sujeta al Código de Comercio y a la Ley de Sociedades de Capital (LSC).

Entre las principales obligaciones destacan:

• Seguimiento de la contabilidad. Aunque no haya actividad, la sociedad debe mantener su contabilidad al día. En la práctica, esto implica registrar las operaciones mínimas del ejercicio, que pueden ser nulas o muy reducidas (como gastos bancarios o el pago del Registro Mercantil). Los libros contables deben presentarse anualmente en formato digital a través del Registro Mercantil.
• Formulación y depósito de cuentas anuales. Incluso si no se ha desarrollado actividad, es obligatorio formular y depositar las cuentas anuales dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.

Las cuentas de una sociedad inactiva deben reflejar claramente su situación, y normalmente consistirán en:

• Balance con activos mínimos (capital social y posibles saldos bancarios).
• Cuenta de pérdidas y ganancias sin movimientos.
• Memoria explicando la situación de inactividad.

El depósito de cuentas es fundamental, ya que su omisión puede acarrear el cierre registral y multas de hasta 300.000 euros (aunque las sanciones más habituales rondan entre 1.200 y 60.000 euros).