Cómo mejorar de manera eficaz la comunicación en una pyme

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Cuando un proyecto de negocio comienza a crecer, uno de los riesgos inherentes es que cada socio o cada departamento emprenda su propio camino, reduciendo de manera progresiva la comunicación con el resto de la empresa. Este proceso, que en la mayoría de las ocasiones se produce sin que se den cuenta los propios protagonistas, puede tener consecuencias muy negativas si no se reconduce con rapidez. Sin embargo, existen alternativas que se pueden implementar con cierta facilidad para conseguir que las relaciones entre todos los agentes de la compañías sean fluidas, productivas y estén basadas en la confianza.

Todos a una

La digitalización ha contribuido a aumentar la flexibilidad en el desempeño de muchos profesionales, algo que tiene bastantes elementos positivos pero que, en el extremo opuesto, puede provocar cierta sensación de aislamiento. Por ello, es fundamental que siempre exista dentro del capital humano una figura que coordine y centralice la comunicación. Si una empresa es pequeña, lo más habitual es que esta tarea recaiga en el máximo responsable, que suele conocer la realidad de la organización de manera holística, aunque también es posible que sea gestionada por otro profesional, como el CFO o el controller financiero, que por su trabajo específico, conocen muy bien el trabajo de cada departamento de la entidad.

En paralelo a esta figura de responsable de comunicación, las nuevas tecnologías permiten también organizar todos los datos de gestión de una empresa a través de un ERP. De este modo, es posible saber al detalle la situación de cada área de la compañía a cada momento, lo que es fundamental para, por ejemplo, atender un pico puntual en la demanda que exija una mayor producción o mejorar la distribución de los recursos si se tiene que presentar un proyecto a terceros con una oferta lo más competitiva posible.

Automatizar procesos

Existe cada vez un mayor número de apps y de herramientas digitales que permiten liberar tiempo de las agendas de los profesionales que antes dedicaban a tareas meramente administrativas y que no aportaban un valor real. Por ejemplo, en la actualidad el cierre de un viaje de negocios o el cómputo de un gasto ya no requieren de rellenar físicamente ningún documento sino que a través del teléfono móvil es posible comunicar cualquiera de ellos a los gestores de la empresa y obtener el visto bueno y su verificación en tiempo real.

Con la comunicación ocurre algo parecido. Si no es factible reunir en un mismo espacio a los profesionales de la empresa, se puede concretar una videoconferencia para interactuar con ellos. Incluso, existen escritorios digitales en los que compartir mensajes o archivos de manera instantánea. A largo plazo, este tipo de utilidades de comunicación generan un mayor vínculo relacional entre las personas y, lo mejor de todo, es que si se asientan, ni siquiera precisarán del estímulo de la gerencia de la empresa para que tengan éxito y se utilicen de manera frecuente.

Involucrar al equipo humano

Precisamente, ese tiempo que queda libre de las agendas de los profesionales gracias a la digitalización debe utilizarse para tareas que, por ejemplo, incrementen el vínculo emocional del capital humano. Un caso de éxito suele ser el de diseñar actividades de responsabilidad social corporativa o de carácter deportivo en el que las personas de la empresa se vean físicamente fuera del ambiente laboral para compartir una actividad en común.

Este tipo de acciones, además de potenciar los vínculos en común, también son sumamente útiles para incrementar la reputación y la notoriedad de la entidad dado que, por ejemplo, si se efectúa una acción de carácter solidario, más adelante se podrá comunicar a clientes y proveedores mediante los canales digitales de la compañía, incluyendo las redes sociales. Y todo ello a un coste que, por regla general, suele ser bastante asumible.

Servicio integral a clientes

Finalmente, te proponemos una vía más para promocionar la comunicación interna, y es a través de la gestión activa de los clientes. Hasta hace pocos años, la principal alternativa que tenían las empresas para atender cualquier demanda de un consumidor era a través de un departamento específico. Sin embargo, cada vez más se está apostando por ofrecer un servicio integral, de modo que cualquier incidencia con un consumidor pueda gozar de la participación de los departamentos involucrados en mayor o menor grado.

De esta manera, el cliente recibirá una atención más mientras, en paralelo, se potencia de puertas para dentro una comunicación interna más fluida y de confianza.