Cómo implementar con éxito una estrategia de trabajo en remoto

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Una vez iniciado un negocio, implementar cualquier cambio supone un esfuerzo relevante dado que precisa destinar recursos que, de otro modo, se emplearían en el proceso productivo. Si a eso le añadimos que estamos hablando de digitalizar la mayoría de las actividades, es normal pensar que a una pyme le de vértigo y que sus dirigentes pospongan la decisión a pesar de los beneficios potenciales que puede traer consigo.

A continuación, te explicamos muy brevemente las ventajas del teletrabajo con independencia de a qué se dedique tu compañía y cómo poner en marcha con el menor esfuerzo posible una estrategia para la digitalización de las actividades principales.

Ventajas del teletrabajo

• Ahorro en costes. Se acabó el tener que alquilar una oficina enorme en la que puedan trabajar a la vez todos los empleados de la compañía, así como albergar toda la documentación y los equipos tecnológicos. Cada vez más, la tendencia es tener espacios abiertos, con muy pocos despachos y un espacio limitado que no suele ocuparse a diario en su totalidad, ya que el capital humano no acude siempre físicamente a trabajar, sino que se comunica virtualmente y solo va a la oficina en ciertos momentos que realmente pueden aportar valor a su desempeño profesional. Además de la reducción del coste del alquiler al arrendar una oficina más pequeña, también es relevante a efectos de la factura de la electricidad o del gasto en mantenimiento.
• Reducción del absentismo. Los estudios no mienten: aquellas empresas que apuestan por el teletrabajo tienen índices de absentismo más bajos. Los empleados pueden conciliar mejor su vida laboral y personal, flexibilizan sus agendas y aumentan su identificación con la organización. Además, pierden un tiempo mucho menor en desplazamientos a la oficina, pudiendo invertirlo en cuidar de sus familias o en actividades de ocio. Y, por supuesto, tener un equipo digitalizado desde el punto de vista del negocio significa que están más fácilmente localizables en cualquier momento.
• Descenso de los accidentes laborales. Al caer sensiblemente los desplazamientos in itinere, la posibilidad de sufrir accidentes se minimiza de manera considerable. Todos ganan: el profesional, más seguridad y una mayor calidad de vida; la empresa, mayor productividad y tener que enfrentarse a un menor número de bajas con el coste que eso supone en sustituciones.

Hacia una estrategia de teletrabajo eficaz

Si ya estás convencido para apostar por el trabajo en remoto en tu negocio, ha llegado el momento de entender cómo implementarlo de modo eficaz en el menor tiempo posible. Te lo explicamos en 4 sencillos pasos:

• Digitalizar cada aspecto de la empresa. Teniendo claras las actividades tanto internas como externas que realiza la compañía, así como los distintos departamentos que la conforman, hay que llevar a cabo un plan de digitalización, de manera que todo aquello que sea susceptible de automatizarse se transforme. En la actualidad, existen numerosas apps y herramientas digitales que ofrecen diferentes utilidades a una pyme, como la gestión contable, un escritorio virtual con el calendario de acciones o la gestión de viajes y otros gastos de los trabajadores. El coste suele ser asumible y se basa en suscripciones y, desde luego, en muy poco tiempo su inversión será completamente satisfecha gracias a los beneficios en ahorro de costes que supone.
• Formar a los empleados. Internet ofrece una amplia variedad de cursos online, muchos de ellos gratuitos, para entender mejor las utilidades y ventajas que aporta cada herramienta online. Incluso, con frecuencia, los propios desarrolladores ofrecen cursos para trabajadores de empresas. En este sentido, es importante acompañar esta formación con la inversión en equipos y dispositivos que soporten estas nuevas herramientas, por lo que será oportuno que en el plan de digitalización se incluya la adquisición de algunos teléfonos móviles y ordenadores.
• Crear una cultura de digitalización. Habitualmente, los primeros pasos son los que marcan la tendencia a futuro de cualquier iniciativa. Por eso, desde el inicio de la digitalización de la empresa es clave que desde la dirección se utilicen las nuevas herramientas para involucrar a los empleados. Utiliza el escritorio digital para organizar los viajes, promueve el uso de la app que tienes contratada para tramitar cualquier gasto e invita a celebrar reuniones en remoto. En poco tiempo, el resto del capital humano las usará por defecto también.
• Aprovechar para mejorar la comunicación. Uno de los eternos problemas a medida que una pyme crece es que suelen fallar los canales de comunicación entre algunos departamentos. Implementar una estrategia de digitalización suele ser un momento idóneo para actualizar estas vías de contacto. Estimula la celebración de encuentros en remoto con los distintos responsables de área y contribuye a forjar entre ellos canales eficaces y activos.